Ce este SAF-T și cum funcționează declarația D406

În 2026, SAF-T este o obligație generală pentru firmele care țin contabilitate în partidă dublă, de la marile companii până la microîntreprinderi. Mai jos găsești ce conține, cine îl depune, în ce termene și ce se întâmplă dacă lipsește.

SAF-T, explicat simplu

SAF-T vine din engleză, de la Standard Audit File for Tax, adică fișier standard de control fiscal. Formatul a fost gândit la nivel internațional, de Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică, și este folosit de mai multe state europene. România l-a adaptat la regulile proprii, iar în practică obligația se îndeplinește prin declarația informativă D406.

Ideea de bază e simplă. Înainte, un inspector fiscal venea la control, cerea registre, balanțe, facturi și extrase, apoi le verifica manual, uneori săptămâni la rând. Cu SAF-T, datele ajung la ANAF deja structurate, într-un fișier XML. Fiscul poate rula analize automate, poate compara informațiile din contabilitatea ta cu cele ale partenerilor și poate identifica rapid neconcordanțele.

Pentru o firmă corectă, SAF-T nu schimbă nimic din felul în care lucrează. Schimbă însă nivelul de ordine cerut în contabilitate, pentru că orice cont folosit greșit sau orice document lipsă devine vizibil.

Ce conține fișierul

D406 nu e un rezumat. Fișierul cuprinde sute de câmpuri, grupate în câteva secțiuni mari:

• Datele de identificare și nomenclatoarele: planul de conturi folosit, lista clienților și a furnizorilor, lista produselor, codurile de taxe.
• Registrul jurnal: toate înregistrările contabile din perioadă, notă cu notă.
• Documentele sursă: facturile emise și primite, plățile și încasările, cu legătura către înregistrările contabile.
• Imobilizările: activele firmei, cu intrări, ieșiri și amortizări.
• Stocurile: mișcările cantitative și valorice ale mărfurilor și materialelor.

Pentru ca fișierul să poată fi generat, conturile din contabilitate trebuie asociate cu un plan de conturi standardizat, iar taxele cu codurile cerute de ANAF. Această „mapare” se face o dată în programul de contabilitate și se verifică periodic.

Cine depune D406 în 2026

Obligația a fost introdusă treptat, pe categorii de contribuabili:

Practic, în 2026 aproape orice SRL sau SA care ține contabilitate în partidă dublă depune D406. Nu contează dacă este plătitor de TVA sau nu, și nici dacă plătește impozit pe profit sau impozit micro.

Cine nu depune

Nu au obligația de a transmite SAF-T, printre altele:

• persoanele fizice autorizate, întreprinderile individuale și cele familiale;
• persoanele care exercită profesii liberale în mod individual, precum cabinetele medicale, avocații sau notarii;
• asociațiile de proprietari, unitățile de cult și persoanele juridice fără scop patrimonial;
• instituțiile publice.

Firmă fără activitate sau firmă suspendată?

Aici apare o confuzie frecventă. O firmă care nu a avut nicio tranzacție într-o lună, dar este activă, depune în continuare D406, chiar dacă fișierul are foarte puține date. În schimb, firmele care figurează la Registrul Comerțului cu activitatea suspendată temporar nu depun declarația pentru perioada suspendării. ANAF a confirmat oficial această diferență.

Cât de des și până când se depune

Periodicitatea D406 urmează perioada fiscală de TVA:

• firmele cu TVA lunar raportează lunar;
• firmele cu TVA trimestrial, semestrial sau anual raportează trimestrial;
• firmele neplătitoare de TVA raportează trimestrial.

Termenul este ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei raportate. Dacă ziua cade în weekend sau într-o sărbătoare legală, termenul se mută pe următoarea zi lucrătoare. În 2026, asta produce câteva termene mai puțin intuitive.

Secțiunile cu termene speciale

Două părți ale fișierului nu merg odată cu raportarea lunară sau trimestrială.

Secțiunea de imobilizări se transmite o dată pe an, la termenul de depunere a situațiilor financiare anuale.

Secțiunea de stocuri se transmite doar la cererea ANAF. Firma primește un termen de cel puțin 30 de zile de la solicitare. Pare o obligație îndepărtată, dar pentru o firmă de comerț cu gestiunea nereconciliată, 30 de zile pot fi puține.

Perioadele de grație

La intrarea în obligație, contribuabilii mici au avut perioade de grație pentru primele raportări. Pentru cei cu raportare lunară, primele cinci declarații puteau fi depuse cu o întârziere de 6, 5, 4, 3 și apoi 2 luni. Pentru cei cu raportare trimestrială, prima declarație a avut 3 luni de grație.

Pentru firmele intrate în obligație la începutul lui 2025, aceste perioade s-au consumat. În 2026 se aplică termenul standard. Iar grația a protejat doar declarațiile depuse valid în intervalul permis, nu și pe cele trimise cu erori.

Cum ajunge fișierul la ANAF

1. Programul de contabilitate generează fișierul XML pentru perioada raportată.
2. Fișierul este verificat cu instrumentul de validare pus la dispoziție de ANAF. Erorile de structură sau de coerență trebuie corectate înainte de transmitere.
3. XML-ul validat se atașează la formularul PDF al declarației D406, care se semnează cu certificat digital calificat.
4. Declarația se transmite electronic, prin SPV sau prin portalul e-guvernare.
5. Se verifică recipisa. Declarația e considerată depusă doar dacă recipisa confirmă acceptarea.

Pentru firmele mari, un singur fișier poate depăși limita de dimensiune acceptată. În acest caz, raportarea se împarte în mai multe fișiere pentru aceeași perioadă. Există și o variantă de test a declarației, D406T, care se folosește pentru verificare și nu produce efecte fiscale.

Ce riști dacă nu depui sau depui greșit

• Nedepunerea declarației la termen: amendă între 1.000 și 5.000 de lei.
• Depunerea unei declarații incorecte sau incomplete: amendă între 500 și 1.500 de lei.

Amenzile sunt doar partea vizibilă. Datele din SAF-T sunt folosite de ANAF în analizele de risc. O firmă ale cărei raportări nu se potrivesc cu declarațiile de TVA, cu e-Factura sau cu datele partenerilor are șanse mai mari să ajungă pe lista de control.

SAF-T, e-Factura și e-TVA: prin ce diferă

Cele trei sisteme sunt adesea confundate, pentru că toate trimit date la ANAF în format electronic.

Datele din aceste raportări se verifică între ele. O factură transmisă în e-Factura, dar lipsă din SAF-T, sau o diferență între decontul de TVA și contabilitate, sunt exact tipul de neconcordanțe pe care sistemul le semnalează.

Cum te pregătești ca antreprenor

Raportarea propriu-zisă o face, de regulă, contabilul. Calitatea datelor depinde însă mult și de firmă:

• predă documentele complete și la timp, mai ales extrasele bancare și facturile primite;
• folosește un program de facturare și de gestiune care exportă date compatibile;
• păstrează nomenclatorul de produse curat, fără coduri duplicate sau denumiri schimbate de la o lună la alta;
• reconciliază periodic stocurile, ca să nu fii luat prin surprindere de o cerere a ANAF.

Întrebări frecvente