În primele luni după înființarea unei firme, contabilul, banca și ANAF îți vorbesc într-o limbă plină de prescurtări. Cineva îți cere „CUI-ul cu RO”, altcineva te întreabă dacă ești „valid în VIES”, iar în SPV apare o notificare despre D406. Nu trebuie să devii contabil ca să le înțelegi, dar e bine să știi ce înseamnă fiecare și când te privește direct.
Mai jos găsești cinci dintre termenii pe care antreprenorii ni-i cer cel mai des explicați, cu ce înseamnă în practică în 2026.
SRL – societate cu răspundere limitată
SRL-ul este cea mai folosită formă de firmă din România. Numele spune esențialul: răspunderea asociaților pentru datoriile firmei este limitată la aportul lor la capitalul social. Dacă firma are datorii, creditorii se îndreaptă, ca regulă, împotriva patrimoniului firmei, nu a apartamentului sau a mașinii asociatului.
Câteva repere pentru 2026:
- asociați: SRL-ul poate avea un singur asociat sau mai mulți, dar nu mai mult de 50;
- capital social minim: 500 de lei pentru un SRL nou, iar firmele cu cifră de afaceri netă de peste 400.000 de lei trebuie să ajungă la cel puțin 5.000 de lei; detalii în articolul despre capital social SRL;
- documentul de bază: actul constitutiv, care stabilește asociații, administratorul, capitalul și obiectul de activitate; l-am explicat clauză cu clauză în ghidul despre act constitutiv SRL;
- contul bancar: din 2026, orice SRL trebuie să aibă un cont de plăți în România, iar firmele noi au 60 de zile lucrătoare să îl deschidă.
Răspunderea limitată are și ea limite. Administratorul poate răspunde personal în anumite situații, de exemplu în insolvență, dacă a contribuit la ajungerea firmei în această stare. Iar banii din contul firmei nu sunt banii asociatului: se scot doar legal, prin dividende, salariu sau alte forme prevăzute de lege.
CUI și CIF – codurile de identificare ale firmei
Sunt două denumiri care se folosesc des ca sinonime și, pentru o firmă, de cele mai multe ori chiar desemnează același număr.
CUI înseamnă cod unic de înregistrare. Firma îl primește la înmatricularea la Registrul Comerțului, odată cu certificatul de înregistrare. Pentru că înregistrarea la Registrul Comerțului și cea fiscală se fac prin același dosar, CUI-ul este și codul sub care firma e cunoscută de ANAF.
CIF înseamnă cod de identificare fiscală și este termenul general folosit de legislația fiscală pentru codul prin care ANAF identifică un contribuabil. Pentru o societate, CIF-ul este CUI-ul. Pentru o persoană fizică fără activitate economică, rolul lui îl joacă CNP-ul.
Diferența care contează cu adevărat în practică e alta: prefixul RO. El apare în fața CUI-ului doar dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA. Un SRL neplătitor de TVA trece pe facturi CUI-ul simplu, fără RO. Un SRL plătitor de TVA trece RO urmat de același număr. Dacă nu ești sigur ce regim ți se potrivește, am comparat variantele în articolul despre firma plătitoare sau neplătitoare de TVA.
Nu confunda CUI-ul cu numărul de ordine din Registrul Comerțului, cel care începe cu litera J. Sunt două identificatoare diferite, iar ambele apar, de obicei, pe facturi și în contracte. Le găsești pe amândouă în certificatul constatator.
CAEN – codul activității tale
CAEN vine de la Clasificarea Activităților din Economia Națională. Fiecare activitate economică are un cod de patru cifre, iar firma își declară la Registrul Comerțului un cod principal și, după caz, coduri secundare.
Codul CAEN nu e o formalitate de dosar. De el depind:
- autorizațiile de care ai nevoie pentru a funcționa;
- anumite facilități sau restricții fiscale legate de activitate;
- eligibilitatea pentru fonduri și programe de finanțare, care se acordă adesea doar pentru anumite coduri;
- modul în care te văd băncile și partenerii.
De la 1 ianuarie 2025 se aplică noua clasificare, CAEN Rev. 3. Firmele înființate după această dată primesc direct coduri Rev. 3. Firmele și PFA-urile înregistrate înainte aveau termen până la 25 septembrie 2026 să treacă de la Rev. 2 la Rev. 3. Actualizarea simplă, fără modificarea obiectului de activitate, este gratuită.
Dacă ai ratat termenul, nu există, în prezent, o amendă specifică prevăzută pentru asta, dar codurile vechi îți vor bloca practic următoarea mențiune la Registrul Comerțului, cum ar fi schimbarea sediului sau a administratorului. Rezolvă actualizarea înainte să ai nevoie urgentă de altă modificare. Pentru a găsi corespondentul activității tale, consultă lista codurilor CAEN Rev. 3.
SAF-T – fișierul standard de control fiscal
SAF-T vine din engleză, de la Standard Audit File for Tax. În România, se transmite la ANAF prin declarația informativă D406. Concret, e un fișier XML generat din programul de contabilitate, care cuprinde datele din evidența firmei: înregistrări contabile, facturi emise și primite, plăți, încasări și informații de TVA.
Obligația s-a extins treptat, de la contribuabilii mari la cei mijlocii, iar de la 1 ianuarie 2025 a ajuns și la contribuabilii mici. În 2026, perioadele de grație pentru firmele mici au expirat, așa că declarația trebuie depusă la termen.
- cine depune lunar: firmele cu perioadă fiscală lunară de TVA;
- cine depune trimestrial: firmele cu perioadă fiscală trimestrială de TVA și neplătitorii de TVA;
- termen: ultima zi a lunii următoare perioadei raportate;
- secțiunea de active: se depune anual, la termenul situațiilor financiare;
- secțiunea de stocuri: doar la cererea ANAF, cu un termen de cel puțin 30 de zile.
Nedepunerea la termen se sancționează cu amendă de la 1.000 la 5.000 de lei. O firmă care nu are activitate, dar nu și-a suspendat-o la Registrul Comerțului, depune D406 în continuare. Scutite sunt doar firmele cu activitatea suspendată oficial.
Pentru detalii de completare și termene, am scris două ghiduri dedicate: ce este SAF-T și un ghid pentru declarația 406.
VIES – verificarea codurilor de TVA din Uniunea Europeană
VIES înseamnă VAT Information Exchange System, sistemul de schimb de informații privind TVA administrat de Comisia Europeană. Pentru un antreprenor, VIES înseamnă două lucruri concrete.
Primul: e baza de date în care verifici dacă un partener dintr-un alt stat membru are un cod de TVA valid pentru operațiuni intracomunitare. Verificarea se face gratuit pe site-ul Comisiei Europene, introducând țara și codul de TVA. Rezultatul contează direct pentru factură: la multe operațiuni B2B cu un partener valid în VIES, factura se emite fără TVA, iar taxa se datorează de către client, în țara lui, prin taxare inversă.
Al doilea: și firma ta trebuie să apară validă în VIES ca să poată lucra astfel cu parteneri din UE.
- dacă ești plătitor de TVA, codul tău RO plus CUI este, în general, valabil și pentru operațiuni intracomunitare;
- dacă ești neplătitor de TVA și prestezi servicii către firme din UE sau cumperi servicii de la ele, ai nevoie de un cod special de TVA, obținut de la ANAF prin formularul 700;
- la achizițiile intracomunitare de bunuri, neplătitorii trebuie să se înregistreze special dacă depășesc pragul de 10.000 de euro pe an.
Vechiul Registru al operatorilor intracomunitari nu mai există din 2017, așa că nu mai ai o înscriere separată de făcut. Operațiunile intracomunitare se raportează însă lunar, până pe 25 ale lunii următoare, prin declarația recapitulativă 390 VIES.
Pașii concreți pentru obținerea codului sunt descriși în ghidul despre cod de TVA intracomunitar.
Întrebări frecvente
CUI-ul și CIF-ul unei firme sunt același lucru?
Pentru o societate, da: CUI-ul primit la înmatriculare este și codul de identificare fiscală. Diferența practică este prefixul RO, care se adaugă doar dacă firma este înregistrată în scopuri de TVA.
Pot trece „RO” în fața CUI-ului dacă nu sunt plătitor de TVA?
Nu. Prefixul RO arată că firma este înregistrată în scopuri de TVA. Un neplătitor care îl folosește transmite partenerilor o informație greșită despre regimul său fiscal.
Ce se întâmplă dacă nu am actualizat codul CAEN la Rev. 3?
Termenul a fost 25 septembrie 2026. Nu există o amendă specifică pentru întârziere, dar orice altă modificare depusă la Registrul Comerțului va necesita și actualizarea codurilor. Conversia simplă rămâne gratuită.
Depun SAF-T dacă firma nu are activitate?
Da, dacă activitatea nu este suspendată oficial la Registrul Comerțului. Firmele cu activitate suspendată nu depun D406 pe perioada suspendării.
Clientul din Germania nu apare valid în VIES. Ce fac?
Nu emite factura fără TVA până nu clarifici situația. Cere-i partenerului să verifice înregistrarea în țara lui. Dacă VIES pare indisponibil, reîncearcă mai târziu și păstrează dovada verificării, pentru că la control ți se poate cere.
Un PFA are nevoie de cod special de TVA ca să lucreze cu clienți din UE?
Dacă PFA-ul nu este plătitor de TVA și prestează servicii către firme din alte state membre, da, are nevoie de codul special, obținut prin formularul 700 înainte de prima factură.
Informațiile din acest dicționar au caracter general și reflectă regulile aplicabile la data publicării. Obligațiile concrete legate de TVA, SAF-T sau operațiunile intracomunitare depind de regimul fiscal și de activitatea fiecărei firme. Dacă vrei să știi exact ce ți se aplică sau preferi să lași aceste obligații în grija unui specialist, contactează-ne pentru servicii de contabilitate și fiscalitate adaptate firmei tale.
