Pe scurt: dacă ai operațiuni cu firme din Uniunea Europeană, ai nevoie de un cod de TVA valid în sistemul european. Cum îl obții, cum confirmi că funcționează și ce plătești după aceea depinde de un singur lucru. Ești sau nu plătitor de TVA?
Plătitor sau neplătitor: de aici pornește totul
| Aspect | Firmă plătitoare de TVA | Firmă neplătitoare de TVA |
|---|---|---|
| Cod pentru operațiuni în UE | Codul RO existent, fără alte formalități | Înregistrare specială în scopuri de TVA, cerută la ANAF |
| Declarația lunară de TVA | Declarația 300 (decont de TVA) | Declarația 301 (decont special), doar în lunile cu operațiuni |
| Declarația VIES | Declarația 390 | Declarația 390 |
| Efect financiar | Taxare inversă, de regulă neutră | TVA plătit efectiv, fără drept de deducere |
| Termen de depunere și plată | 25 a lunii următoare | 25 a lunii următoare |
Codul, în ambele cazuri, arată la fel: prefixul RO urmat de CUI. Ce diferă este înregistrarea din spate.
Partea întâi: obținerea codului
Firmele plătitoare de TVA
Nu au nimic de făcut. Înregistrarea normală în scopuri de TVA acoperă automat și operațiunile intracomunitare. Registrul separat al operatorilor intracomunitari, care exista în trecut, a fost desființat de câțiva ani, așa că nu mai există o a doua aprobare de obținut.
Firmele și persoanele fizice autorizate neplătitoare de TVA
Aici e nevoie de o cerere. Înregistrarea specială este obligatorie înainte de prima operațiune din următoarele categorii:
- prestezi servicii către o firmă din alt stat UE, cu locul prestării la client;
- primești servicii de la un prestator stabilit în alt stat UE, pentru care taxa se datorează de tine, în România;
- cumperi bunuri din UE și treci de 10.000 euro (34.000 lei) într-un an calendaristic.
La servicii nu contează suma. La bunuri, pragul se verifică atât pentru anul în curs, cât și pentru cel anterior, iar taxarea în România începe chiar cu achiziția care duce la depășire.
Cererea, concret
Totul se face online, prin Spațiul Privat Virtual al firmei. Ai nevoie de:
- certificat digital calificat, pentru semnarea documentului;
- cont SPV activ pe codul fiscal al firmei (pentru PFA, pe codul acestuia);
- Declarația 700, în ultima versiune publicată de ANAF;
- eventual, documente care susțin operațiunea: contract, comandă, factură proformă de la partenerul extern.
În Declarația 700 alegi secțiunea pentru înregistrarea în scopuri de TVA aferentă achizițiilor intracomunitare și serviciilor, bifezi tipul operațiunilor și data de la care vrei înregistrarea. Semnezi, trimiți și urmărești recipisa în SPV.
Înregistrarea nu e instantanee. Un inspector verifică declarația, iar modificarea apare în vectorul fiscal după procesare. Practic, o cerere trimisă cu o săptămână înainte de prima factură externă e o marjă confortabilă. Una trimisă în aceeași zi, nu.
Codul obținut este valabil de la data solicitării. Dacă înregistrarea a fost obligatorie pentru bunuri, rămâne în vigoare cel puțin până la finalul anului calendaristic următor celui în care ai depășit plafonul.
Partea a doua: verificarea în VIES
VIES este serviciul Comisiei Europene care confirmă, în timp real, dacă un cod de TVA dintr-un stat membru este activ pentru tranzacții intracomunitare. Îl folosești în două direcții: ca să te asiguri că propriul cod a fost activat și ca să verifici partenerii.
Cum arată o verificare corectă
Pe pagina VIES selectezi țara, introduci numărul fără prefix și, ideal, completezi și propriul cod de TVA în câmpul pentru solicitant. Acest ultim pas e opțional, dar îți generează un număr de consultare. La un control, numărul de consultare demonstrează că ai verificat partenerul la o anumită dată.
Pentru un cod românesc, introduci doar cifrele CUI. Pentru Grecia, prefixul folosit în VIES este EL, nu GR, un detaliu care încurcă destui utilizatori.
Cum interpretezi rezultatul
- Valid: codul este activ pentru operațiuni intracomunitare. Majoritatea statelor afișează și numele și adresa firmei; compară-le cu datele de pe contract.
- Invalid: numărul nu există, nu este activat pentru tranzacții în UE sau înregistrarea nu e încă finalizată.
- Serviciu indisponibil: baza de date a statului respectiv nu răspunde în acel moment. Reîncearcă mai târziu, nu trage concluzii.
Pe lângă VIES, ANAF pune la dispoziție pe site registrele persoanelor înregistrate în scopuri de TVA. Dacă propriul cod apare activ la ANAF, dar invalid în VIES după câteva zile, solicită lămuriri administrației fiscale care gestionează firma.
Partea a treia: declararea și plata TVA-ului
Scenariul 1: PFA neplătitor care prestează servicii în UE
Programatorul din exemplul de la început emite factura către clientul olandez fără TVA românesc, cu mențiunea „taxare inversă”. Clientul datorează TVA-ul în Olanda. Programatorul nu plătește nimic în România pentru această factură, dar depune Declarația 390 până pe 25 a lunii următoare, ca serviciul să apară în schimbul de informații dintre statele membre.
Scenariul 2: SRL neplătitor care cumpără servicii din UE
Agenția primește în aprilie o factură de 1.200 de euro pentru licențe software de la o firmă din Irlanda. Convertită la cursul BNR din data exigibilității, să zicem 5,05 lei, baza impozabilă este 6.060 lei. La cota standard de 21%, aplicabilă din 1 august 2025, TVA-ul datorat este 1.272,60 lei.
Până pe 25 mai, agenția depune Declarația 301 și Declarația 390 și plătește cei 1.272,60 lei. Suma în lei trebuie să fie identică în ambele declarații. TVA-ul rămâne cheltuială, pentru că o firmă neplătitoare nu își poate deduce taxa.
Scenariul 3: firmă plătitoare care aduce marfă din alt stat UE
Magazinul online plătitor de TVA cumpără marfă din Polonia. Furnizorul facturează fără TVA, iar magazinul aplică taxarea inversă în Declarația 300: aceeași sumă apare ca TVA colectat și ca TVA deductibil. Cu drept de deducere integral, nu iese niciun leu din cont pentru această operațiune. Se depune în paralel Declarația 390.
Taxa devine exigibilă la data facturii, dacă aceasta e emisă până pe 15 a lunii următoare livrării, sau pe 15 a lunii următoare, dacă factura întârzie. Firmele cu perioadă fiscală trimestrială trec pe lunar pentru trimestrul în care fac achiziția intracomunitară de bunuri și anunță schimbarea prin Declarația 700.
Unde ajung banii
Plata se face prin ordin de plată către trezoreria de care aparține firma, în contul destinat TVA-ului. IBAN-urile sunt publicate pe site-ul ANAF, pe județe și trezorerii operative. Recunoști contul corect după codul bugetar 20A100101 din structura IBAN-ului și terminația XTVA. La explicații, notează perioada și formularul, de exemplu „TVA aprilie 2026, D301”.
O plată întârziată atrage dobânzi de 0,02% pe zi și penalități de întârziere de 0,01% pe zi. Nedepunerea declarațiilor se sancționează separat, cu amendă.
Lista de verificare înainte de prima tranzacție cu UE
- Știu dacă firma este plătitoare de TVA sau nu.
- Am certificat digital și acces SPV pe codul fiscal al firmei.
- Dacă sunt neplătitor, am depus Declarația 700 înainte de prima operațiune.
- Propriul cod apare valid în VIES.
- Am verificat codul partenerului și am păstrat dovada.
- Am notat în calendar termenul de 25 pentru declarații și plată.
Întrebări frecvente
Cât costă obținerea codului special de TVA?
Nimic la ANAF. Înregistrarea este gratuită. Costurile țin doar de certificatul digital, dacă nu ai deja unul, și de eventualele servicii de contabilitate.
Ce se întâmplă dacă am primit servicii din UE fără să am cod?
TVA-ul rămâne datorat în România pentru acele servicii. Soluția este înregistrarea cât mai rapidă, declararea operațiunilor și plata taxei, cu dobânzile și penalitățile aferente. Cu cât se corectează mai devreme, cu atât costul e mai mic.
Pot renunța la codul special?
Da, cu Declarația 700. Dacă înregistrarea a fost obligatorie pentru achiziții de bunuri, anularea se poate cere doar după expirarea anului calendaristic următor celui în care te-ai înregistrat și doar dacă nu ai depășit plafonul în anul curent și în cel precedent.
Dacă depășesc plafonul de 395.000 lei, ce se întâmplă cu codul special?
Treci la înregistrarea normală în scopuri de TVA. Codul RO rămâne același ca număr, dar statutul se schimbă: depui Declarația 300 în loc de Declarația 301 și câștigi drept de deducere.
Furnizorul meu din UE mi-a pus TVA pe factură, deși îi dădusem codul. De ce?
Cel mai probabil codul nu apărea valid în VIES în momentul facturării. Verifică-l, trimite-i furnizorului confirmarea și cere o factură de corecție.
