Primul angajat schimbă felul în care funcționează o firmă mică. Până atunci, SRL-ul ține de tine și de contabil. După semnarea primului contract de muncă apar pontaje, concedii, controale ITM și o linie fixă de cost în fiecare lună, fie că vin încasări, fie că nu.
Mai jos găsești tot ce ține de prima angajare: cât costă realist un salariat în 2026, ce tip de contract alegi, ce acte pregătești înainte ca omul să intre pe ușă și ce obligații rămân lunar.
De ce angajezi: nevoie de muncă sau condiție fiscală
Mulți fondatori ajung la prima angajare nu pentru că au nevoie de un om, ci pentru că regimul de impozit micro cere cel puțin un salariat. Condiția este îndeplinită de un contract cu normă întreagă, de mai multe contracte part-time care însumează o normă sau de administratorul plătit pe bază de contract de mandat, cu o remunerație de cel puțin salariul minim brut. Firmele înregistrate începând cu 25 februarie 2026 au 90 de zile de la înmatriculare pentru asta.
Contează de la început care e motivul, pentru că schimbă tipul de contract potrivit. Dacă singura persoană care lucrează ești tu, un contract de mandat pentru administrator poate fi mai simplu decât un contract de muncă cu tine însuți. Dacă ai nevoie de cineva care să lucreze efectiv opt ore pe zi, discuția e alta.
Cât costă un salariat în 2026
De la 1 iulie 2026, salariul minim brut pe țară este de 4.325 de lei pentru normă întreagă. Din brut, angajatului i se rețin trei sume:
- contribuția la pensie (CAS), 25%;
- contribuția la sănătate (CASS), 10%;
- impozitul pe venit, 10%, aplicat după scăderea contribuțiilor și a deducerii personale.
Peste brut, firma mai plătește contribuția asiguratorie pentru muncă (CAM), de 2,25%. Atât. Restul taxelor, deși le virează tot firma, se rețin din salariul omului.
Exemplul concret: angajat nou pe salariul minim
Pentru un salariu de bază exact la minim, cu normă întreagă, se aplică o facilitate: 200 de lei din brut nu sunt luați în calcul la contribuții și impozit, cu condiția ca venitul brut lunar din salarii să nu depășească 4.600 de lei (fără tichete de masă). Rezultatul:
| Element | Sumă lunară |
|---|---|
| Salariu brut | 4.325 lei |
| CAS (25%, pe 4.125 lei) | 1.031 lei |
| CASS (10%, pe 4.125 lei) | 413 lei |
| Impozit pe venit | 182 lei |
| Salariu net, în mâna angajatului | 2.699 lei |
| CAM plătit de firmă | 93 lei |
| Cost total pentru firmă | 4.418 lei |
Dacă salariul e peste minim, facilitatea dispare, iar costul total se calculează simplu: brut înmulțit cu 1,0225. Un salariu de 6.000 de lei brut costă firma 6.135 de lei pe lună, adică 73.620 de lei pe an. Pentru orice altă sumă, un calculator salariu îți dă netul și costul în câteva secunde.
La ce costuri nu se gândește nimeni la început
Salariul e doar partea vizibilă. În primul an mai apar examenul medical la angajare și controalele periodice, serviciul de securitate și sănătate în muncă, echipamentul de protecție dacă activitatea o cere, un laptop sau o uniformă. Apoi, concediul de odihnă: minimum 20 de zile lucrătoare pe an, plătite, în care omul nu produce. Și concediile medicale, din care primele zile sunt suportate de firmă. Detaliile despre cum se plătește un concediu medical merită citite înainte, nu atunci când vine primul certificat.
Vestea bună: toate acestea sunt cheltuieli pe care firma le deduce. Salariile și contribuțiile aferente intră integral în categoria cheltuieli deductibile la firmele pe impozit pe profit.
Normă întreagă sau part-time
Part-time-ul pare varianta ieftină. Pe hârtie, un contract de 4 ore pe zi înseamnă jumătate din salariu. În realitate, legea cere ca, pentru un salariat part-time care câștigă sub salariul minim, contribuțiile CAS și CASS să fie plătite ca pentru un salariu întreg. Baza minimă în a doua jumătate a lui 2026 este de 4.125 de lei.
Diferența o suportă firma, nu angajatul. La jumătate de normă, cu un brut de 2.163 de lei, omul primește aproximativ 1.352 de lei net, dar firma plătește în total aproape 2.900 de lei pe lună. Cam 687 de lei din sumă sunt strict contribuții suplimentare.
Există excepții, unde regula nu se aplică: elevii și studenții de până la 26 de ani, pensionarii pentru limită de vârstă, persoanele care au și alt contract de muncă ce le aduce cel puțin salariul minim, plus alte câteva categorii. Pentru ele, contribuțiile se calculează la salariul real. Dacă te gândești la un part-time, verifică întâi dacă persoana intră într-o excepție. Altfel, diferența de cost față de normă întreagă e mai mică decât pare.
Contractul potrivit
Contractul individual de muncă este aproape întotdeauna pe perioadă nedeterminată. Perioada determinată e permisă doar în situațiile prevăzute de lege, cum ar fi înlocuirea unui salariat absent, o creștere temporară a activității sau activități sezoniere, și are limite de durată.
Câteva clauze pe care merită să le gândești, nu doar să le copiezi dintr-un model:
Perioada de probă. Poate fi de cel mult 90 de zile calendaristice pentru funcțiile de execuție și de cel mult 120 de zile pentru funcțiile de conducere. În acest interval, oricare parte poate încheia contractul printr-o simplă notificare scrisă, fără preaviz și fără motivare.
Locul de muncă. Dacă omul lucrează la un punct de lucru, acesta trebuie să fie înregistrat. Munca de acasă, telemunca, are reguli proprii și trebuie trecută expres în contract.
Programul și salariul. Durata normală este de 8 ore pe zi, 40 de ore pe săptămână. Orele suplimentare se compensează cu timp liber sau se plătesc cu spor, dar nu se lucrează fără acordul salariatului și fără evidență. Salariul se plătește cel puțin o dată pe lună, la o dată stabilită în contract.
Fișa postului. Face parte din contract. O fișă vagă îți complică orice discuție ulterioară despre performanță sau despre ce intră în atribuțiile omului.
Angajatul primește un exemplar semnat al contractului înainte de a începe activitatea. Tot înainte, are dreptul să fie informat despre elementele esențiale ale raportului de muncă.
Actele pregătite înainte de prima zi
Ordinea contează, pentru că unele obligații trebuie îndeplinite strict înainte ca omul să înceapă lucrul.
- Examenul medical la angajare. Candidatul merge la un medic de medicina muncii, cu care firma are contract, și primește fișa de aptitudine. Fără ea, angajarea nu e legală.
- Evaluarea riscurilor și instruirea SSM. Firma trebuie să aibă o evaluare a riscurilor pentru fiecare post și să îi facă noului angajat instruirea introductiv-generală și cea la locul de muncă, consemnate în fișa individuală. Poți face asta prin serviciu extern sau, în anumite condiții, chiar tu, dacă ai pregătirea cerută. Pentru prevenirea incendiilor există obligații asemănătoare.
- Contractul semnat și dosarul de personal. Copii după actul de identitate și diplome, fișa de aptitudine, fișa postului, declarația privind funcția de bază și, dacă e cazul, documentele pentru deduceri personale.
- Transmiterea în REGES. Contractul se înregistrează în REGES, platforma Inspecției Muncii care a înlocuit Revisal, cel târziu în ziua anterioară începerii activității. Dacă omul începe luni, transmiterea se face cel târziu duminică. În aceeași zi înseamnă deja muncă nedeclarată, iar amenzile se aplică pe fiecare persoană.
Pentru acces în REGES, firma își creează cont pe platforma Inspecției Muncii. Dacă salarizarea o face contabilul, el poate transmite datele în baza unei împuterniciri.
Documente interne pe care le cere legea
Odată cu primul salariat, firma devine angajator și are nevoie de un regulament intern: reguli de disciplină, programul, procedura de concediu, modul de soluționare a sesizărilor. Regulamentul se aduce la cunoștința fiecărui salariat și produce efecte față de el din acel moment.
Mai ai nevoie de o evidență a timpului de lucru, adică de pontaj zilnic, cu ora de început și de sfârșit a programului. Inspectorii ITM încep aproape orice control cu pontajul, contractele și statele de plată. Și, dacă n-ai făcut-o deja, păstrează la sediu registrul unic de control, pe care îl vor cere la începutul verificării.
Obligațiile lunare după angajare
Rutina lunară arată așa:
- pontajul se închide la final de lună, iar pe baza lui se face statul de plată;
- salariul net se plătește la data din contract, de regulă prin virament în contul angajatului;
- până pe 25 ale lunii următoare, firma depune declarația 112 și plătește contribuțiile și impozitul reținute, plus CAM;
- orice modificare a contractului (salariu, normă, funcție) se face prin act adițional și se transmite în REGES în termenele prevăzute, iar concediile medicale se înregistrează în 3 zile lucrătoare de la primirea certificatului.
La fiecare creștere a salariului minim, contractele plătite la minim se actualizează prin act adițional. Așa s-a întâmplat și la 1 iulie 2026. Dacă nu vrei să urmărești singur toate aceste termene, servicii salarizare externalizate preiau statele, declarațiile și REGES.
Greșeli care costă la primul angajat
Cea mai scumpă este munca fără contract transmis. Omul „începe de probă o zi-două”, iar contractul vine după. Pentru inspectori, asta e muncă nedeclarată, cu amenzi de ordinul zecilor de mii de lei pe persoană.
A doua este part-time-ul pe hârtie și normă întreagă în realitate. Dacă salariatul cu contract de 4 ore lucrează efectiv 8, amenda pentru depășirea programului este și ea considerabilă, iar diferența de contribuții se recalculează.
A treia ține de micro. Dacă salariatul care îți asigura condiția pleacă, ai 30 de zile să angajezi altul. Dacă termenul trece, firma trece pe impozit pe profit din trimestrul respectiv. Același risc apare când contractul unicului salariat este suspendat mai mult de 30 de zile într-un an, din alte motive decât boala.
Întrebări frecvente
Pot să mă angajez chiar eu în propria firmă?
Da. Asociatul sau administratorul poate avea contract de muncă cu firma. Pentru condiția de salariat de la regimul micro, o alternativă frecvent mai simplă este contractul de mandat pentru administrator, remunerat cel puțin la nivelul salariului minim.
Cât costă, în total, un angajat pe salariul minim în 2026?
Din 1 iulie 2026, 4.418 lei pe lună pentru firmă, la un salariu brut de 4.325 de lei. Angajatul primește 2.699 de lei net, dacă îndeplinește condițiile pentru suma netaxabilă de 200 de lei.
Cu câte zile înainte trebuie transmis contractul în REGES?
Cel târziu în ziua anterioară începerii activității, indiferent dacă acea zi este lucrătoare sau nu. Transmiterea în aceeași zi cu începerea muncii nu respectă termenul.
Examenul medical la angajare e obligatoriu și pentru munca de birou?
Da. Orice angajare cere fișa de aptitudine emisă de medicul de medicina muncii, indiferent de post. Diferă doar tipul de investigații cerute.
Ce se întâmplă dacă angajatul pleacă în perioada de probă?
Contractul încetează pe baza unei notificări scrise, fără preaviz. Încetarea se transmite în REGES la data încetării. Dacă era singurul salariat și firma e micro, termenul de 30 de zile pentru o nouă angajare începe să curgă.
Plătesc mai puține taxe dacă angajez part-time?
Nu neapărat. Pentru un salariat part-time care câștigă sub salariul minim, firma plătește CAS și CASS ca pentru un salariu întreg, cu excepția anumitor categorii, cum sunt studenții de până la 26 de ani sau pensionarii.
Pregătești prima angajare?
Informațiile din acest ghid au caracter general și reflectă regulile aplicabile în septembrie 2026. Salariul minim, facilitățile fiscale și termenele din REGES se modifică des, iar costul real al unui angajat depinde de situația concretă a firmei și a persoanei angajate.
Ne ocupăm de tot ce ține de salarizare, de la calculul costului înainte de angajare și redactarea contractului, până la REGES, statele de plată și declarația 112. Dacă vrei ca prima angajare să pornească fără amenzi și fără surprize de cost, contactează-ne pentru servicii de contabilitate și fiscalitate adaptate firmei tale.
