Ghidul de mai jos pornește de la regulile valabile în 2026 și le ia pe rând: ce se deduce integral, ce are plafon, ce nu se deduce deloc și unde greșesc cel mai des firmele mici.
Mai întâi: contează regimul fiscal al firmei
Deductibilitatea cheltuielilor are efect direct doar pentru SRL-urile plătitoare de impozit pe profit. Cota rămâne 16%, aplicată pe diferența dintre veniturile impozabile și cheltuielile deductibile. Fiecare 1.000 de lei de cheltuială deductibilă reduce deci impozitul cu 160 de lei.
Microîntreprinderile sunt în altă situație. Din 2026 există o singură cotă, de 1%, aplicată pe venituri, iar plafonul de încadrare a coborât la 100.000 de euro (echivalentul în lei la cursul de la finalul anului anterior). Condiția de a avea cel puțin un salariat a rămas în vigoare. Pentru o micro, cheltuielile nu scad impozitul datorat statului, pentru că baza de calcul este venitul, nu profitul.
Asta nu înseamnă că la micro cheltuielile nu contează deloc. Ele reduc profitul contabil, iar din profitul contabil se distribuie dividendele. Cu impozitul pe dividende urcat la 16% în 2026, o cheltuială reală și bine documentată rămâne relevantă și pentru o microîntreprindere, doar că pe alt drum.
Mai e un detaliu care schimbă calculele: dacă o micro depășește plafonul în cursul anului, trece la impozit pe profit chiar din trimestrul în care a depășit, nu de la 1 ianuarie următor. Din acel moment, încadrarea corectă a cheltuielilor devine brusc importantă.
Regula de bază: când e o cheltuială deductibilă
Legislația fiscală spune simplu că sunt deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice. În practică, la un control ANAF, trebuie să poți demonstra că:
- cheltuiala are legătură cu activitatea firmei, nu cu viața personală a asociatului;
- există un document justificativ valid (factură, contract, bon fiscal cu codul fiscal al firmei, după caz);
- serviciul sau bunul chiar a fost primit și folosit – un raport, un proces-verbal de recepție, o comandă, un schimb de emailuri.
Ultimul punct e cel care pică cel mai des. O factură de consultanță de 20.000 de lei fără niciun livrabil în spate este exact genul de cheltuială pe care inspectorii o reîncadrează ca nedeductibilă.
Cheltuieli deductibile integral
Aici intră grosul costurilor unei firme obișnuite. Nu au plafon, cu condiția să fie documentate și legate de activitate.
Salarii și contribuții
Salariile brute, contribuția asiguratorie pentru muncă de 2,25% datorată de angajator și indemnizațiile de concediu medical suportate de firmă sunt deductibile integral. La fel și cheltuielile cu pregătirea profesională a angajaților.
Tichete de masă și vouchere de vacanță
Tichetele de masă sunt deductibile integral pentru angajator. Valoarea maximă a unui tichet este de 45 de lei pe zi lucrată, iar potrivit proiectului de ordin al Ministerului Muncii, nivelul se păstrează și după reindexarea din octombrie 2026. Tichetele nu intră în plafonul de 5% al cheltuielilor sociale, o confuzie întâlnită des. Același tratament îl au voucherele de vacanță acordate potrivit legii.
Chirie, utilități, sediu
Chiria pentru birou, depozit sau spațiu comercial, curentul, gazul, apa, internetul și telefonia sunt deductibile dacă sunt pe numele firmei. Dacă sediul social e în locuința ta, cheltuielile de întreținere și utilități pot fi deduse doar proporțional cu suprafața pusă efectiv la dispoziția firmei printr-un contract (comodat sau închiriere). Factura de gaz a întregului apartament nu trece integral pe SRL.
Servicii de la terți
Contabilitatea, serviciile juridice, IT, marketingul, reclama online, comisioanele bancare, abonamentele la software sunt deductibile integral. Condiția practică: contract sau comandă, factură și dovada prestării.
Echipamente sub 5.000 de lei
Aici e una dintre cele mai utile schimbări din 2026. Pragul de la care un bun devine mijloc fix amortizabil a crescut de la 2.500 la 5.000 de lei pentru achizițiile făcute începând cu 25 februarie 2026. Un laptop de 4.200 de lei cumpărat în primăvară nu se mai amortizează pe câțiva ani, ci se trece integral pe cheltuieli la darea în folosință. Bunurile între 2.500 și 5.000 de lei aflate în patrimoniu la finalul lui 2025 își continuă amortizarea pe durata rămasă.
Amortizarea mijloacelor fixe
Pentru bunurile de cel puțin 5.000 de lei, cu durată de utilizare mai mare de un an, cheltuiala se deduce treptat, prin amortizare. Excepția notabilă sunt autoturismele, discutate mai jos.
Deplasări în interes de serviciu
Transportul, cazarea și diurna sunt deductibile. Pentru diurnă există însă un plafon: la deplasările în țară, suma neimpozabilă este de cel mult 57,5 lei pe zi (de 2,5 ori nivelul din instituțiile publice), iar totalul lunar nu poate trece de trei salarii de bază ale angajatului. Pentru deplasările externe se aplică aceeași regulă de 2,5 ori baremul stabilit pe fiecare țară. Ce depășește plafonul devine venit salarial și se taxează ca atare.
Cheltuieli cu deductibilitate limitată
Aceasta e zona în care se pierd cei mai mulți bani, pentru că firma plătește integral, dar deduce doar o parte.
Protocol: 2% din profit
Mesele cu clienții, cadourile pentru parteneri, evenimentele de business sunt cheltuieli de protocol. Sunt deductibile în limita a 2% aplicată asupra profitului contabil la care se adaugă cheltuiala cu impozitul pe profit și chiar cheltuielile de protocol.
Un calcul concret: profit contabil 150.000 lei, cheltuială cu impozitul pe profit 26.000 lei, protocol 8.000 lei. Baza este 184.000 lei, iar 2% înseamnă 3.680 lei deductibili. Restul de 4.320 lei rămâne nedeductibil.
Consecința mai puțin evidentă: dacă firma iese pe pierdere, limita este zero și tot protocolul devine nedeductibil. Separat, la TVA, cadourile de protocol de până la 100 de lei pe persoană nu se tratează ca livrare de bunuri.
Cheltuieli sociale: 5% din fondul de salarii
Cadourile pentru angajați și copiii lor de Crăciun, Paște, 1 iunie sau 8 martie, ajutoarele la naștere sau deces, contribuțiile pentru creșă și grădiniță și alte cheltuieli sociale prevăzute în regulamentul intern sau contractul colectiv intră într-un plafon comun de 5% din cheltuielile cu salariile.
La un fond de salarii de 300.000 de lei pe an, plafonul este de 15.000 de lei. Tot ce trece peste devine nedeductibil.
Autoturisme: 50% și 1.500 de lei pe lună
Pentru mașinile cu cel mult 9 locuri și masa maximă de 3.500 kg care nu sunt folosite exclusiv în activitatea firmei, cheltuielile de funcționare (combustibil, reparații, asigurare, ITP, rovinietă, dobânzi la leasing) sunt deductibile 50%.
Amortizarea are o limită separată: cel mult 1.500 de lei pe lună pentru fiecare autoturism. Plafonul se aplică inclusiv mașinilor folosite exclusiv pentru business. O mașină cu amortizare lunară de 2.400 de lei generează deci 1.500 de lei deductibili și 900 de lei nedeductibili, lună de lună.
Deducerea integrală a cheltuielilor de funcționare e posibilă când mașina e folosită exclusiv în activitate, dovadă făcută prin foi de parcurs care arată scopul fiecărei deplasări. Anumite activități sunt scoase de la aceste limite, între ele taxi, închirierea de mașini, școlile de șoferi, vânzările prin agenți și curieratul.
Pensii facultative și asigurări de sănătate pentru angajați
Contribuțiile plătite de firmă la pensii facultative și primele pentru asigurări de sănătate sau abonamente medicale ale angajaților sunt deductibile în limita a 400 de euro pe an pentru fiecare angajat, separat pentru fiecare categorie.
Rezerva legală
Se deduce în limita a 5% din profitul contabil la care se adaugă cheltuiala cu impozitul pe profit, până când ajunge la o cincime din capitalul social.
Sponsorizarea nu e o cheltuială deductibilă, dar reduce impozitul
Mulți o trec pe lista cheltuielilor deductibile. Tehnic, sponsorizarea este nedeductibilă, dar suma poate fi scăzută direct din impozitul pe profit, în limita celei mai mici dintre două valori: 0,75% din cifra de afaceri sau 20% din impozitul pe profit datorat.
Exemplu: cifră de afaceri 1.000.000 de lei, impozit pe profit 50.000 de lei. Limitele sunt 7.500 și 10.000 de lei, deci poți scădea maximum 7.500 de lei. Beneficiarul trebuie să fie înscris în registrul entităților pentru care se acordă deduceri, ținut de ANAF, la data contractului. Verificarea durează un minut și te scapă de o reîncadrare la control.
Cheltuieli nedeductibile
Oricât de bine ar fi documentate, acestea nu reduc impozitul:
- impozitul pe profit însuși;
- amenzile, penalitățile și majorările de întârziere datorate autorităților române sau străine;
- cheltuielile personale ale asociaților sau ale administratorului (vacanțe, cumpărături de uz casnic, haine obișnuite);
- cheltuielile fără document justificativ;
- bunurile lipsă din gestiune sau degradate, neimputabile, pentru care nu există asigurare, împreună cu TVA-ul aferent;
- serviciile de management, consultanță sau asistență pentru care nu poți arăta ce s-a livrat efectiv;
- partea de protocol, cheltuieli sociale sau cheltuieli auto care depășește plafoanele.
Documentele care îți salvează deducerea
Între firmele din România, factura trebuie să treacă prin sistemul e-Factura. Descarcă facturile din SPV și arhivează-le, nu te baza doar pe PDF-ul primit pe email. Pentru cheltuielile auto, foile de parcurs completate zilnic sunt singurul argument serios pentru deducerea integrală. Pentru servicii, păstrează contractul și un livrabil, chiar și un raport de două pagini.
Un obicei simplu care ajută: la fiecare cheltuială peste câteva sute de lei, notează în două rânduri de ce a fost necesară. Peste doi ani, la control, nu vei mai ține minte.
Întrebări frecvente
Pot deduce cheltuieli dacă firma mea este microîntreprindere?
Nu în sensul reducerii impozitului, care în 2026 este de 1% din venituri, indiferent de cheltuieli. Cheltuielile reale reduc însă profitul contabil, deci și suma distribuită ca dividende, impozitate cu 16%.
Laptopul cumpărat pe firmă se deduce integral în 2026?
Da, dacă valoarea de intrare este sub 5.000 de lei și l-ai cumpărat începând cu 25 februarie 2026. De la acest prag în sus, se deduce prin amortizare pe durata normală de utilizare.
Cât din cheltuielile cu mașina pot deduce?
Dacă mașina e folosită și personal, 50% din cheltuielile de funcționare. Amortizarea e limitată la 1.500 de lei pe lună, chiar și la folosire exclusivă. Pentru deducerea integrală a combustibilului și a reparațiilor ai nevoie de foi de parcurs care justifică fiecare drum.
Masa de prânz cu un client este deductibilă?
Este cheltuială de protocol, deci deductibilă în limita de 2% din profitul ajustat. Păstrează factura și notează cu cine și în ce scop a avut loc întâlnirea.
Tichetele de masă intră în plafonul de 5%?
Nu. Tichetele de masă și voucherele de vacanță se deduc integral, separat de cheltuielile sociale plafonate.
Amenzile de la ANAF sau de la Poliție pot fi trecute pe firmă?
Le plătește firma, dar nu sunt deductibile. Se adaugă înapoi la calculul profitului impozabil.
