Timp de aproape cincisprezece ani, evidența contractelor de muncă din România a însemnat un program instalat pe un calculator, fișiere .rvs generate manual și drumuri la ghișeul ITM când ceva nu mergea. Din 1 ianuarie 2026, acest sistem nu mai există. Revisal a fost închis, iar locul lui l-a luat REGES-ONLINE, o platformă web administrată de Inspecția Muncii.
Pentru angajatori, schimbarea nu e doar una de interfață. Au apărut date noi de completat, termene clar delimitate pe tipuri de operațiuni și amenzi aplicate pentru fiecare salariat sau situație în parte. Iată ce trebuie să știi ca să lucrezi corect în noul registru.
Ce este REGES-ONLINE
REGES-ONLINE este Registrul general de evidență a salariaților în format exclusiv digital. Aici se înregistrează fiecare contract individual de muncă, de la încheiere până la încetare, cu toate modificările, suspendările și detașările care apar pe parcurs.
Platforma rulează direct în browser, la adresa reges.inspectiamuncii.ro. Nu mai instalezi nimic, nu mai generezi fișiere și nu mai încarci arhive. Completezi datele în formularele online, iar ele ajung imediat în registrul Inspecției Muncii.
Obligația de a folosi registrul revine tuturor celor care au salariați: firme, PFA-uri și întreprinderi individuale cu angajați, instituții și autorități publice, dar și misiuni diplomatice, oficii consulare și reprezentanțe comerciale acreditate în România, pentru personalul local sau străin angajat aici. Mărimea firmei nu contează. Un singur contract de muncă activ e suficient.
Cum s-a făcut trecerea de la Revisal
Noul registru a fost aprobat de Guvern la finalul lui martie 2025, iar platforma a devenit disponibilă din 1 aprilie 2025. Termenul inițial de înrolare era 30 septembrie 2025. Pe la jumătatea lui septembrie, sub un sfert dintre firme reușiseră migrarea, așa că termenul a fost prelungit până la 31 decembrie 2025.
Începând cu 1 ianuarie 2026, evidența salariaților se face doar în REGES-ONLINE. Revisal a fost dezactivat complet.
Datele din vechiul sistem au fost importate automat. Asta nu înseamnă că treaba s-a terminat odată cu crearea contului: pentru contractele active, angajatorii au trebuit să completeze informațiile noi, pe care Revisal nu le cerea. Mulți au descoperit abia atunci că aveau în evidență salariați cu date lipsă sau neactualizate de ani de zile.
Ce se schimbă concret față de Revisal
| Aspect | Revisal | REGES-ONLINE |
|---|---|---|
| Tip aplicație | Program instalat local | Platformă web, fără instalare |
| Transmiterea datelor | Fișiere .rvs, online sau la ghișeu | Direct în platformă sau automat, din programele de salarizare |
| Acces pentru salariați | Nu exista | Cont propriu, cu acces la datele contractului |
| Prestatorii externi | Fără obligații de raportare | Contractul cu prestatorul se declară în registru |
| Amenzi | Mai mici, multe aplicate global | Majorate, multe aplicate pentru fiecare persoană sau situație |
Firmele care lucrează cu programe proprii de gestiune a personalului pot trimite datele automat, cu condiția ca programul să conțină și să transmită toate câmpurile obligatorii publicate de Inspecția Muncii pe portal.
Cum accesezi platforma
Contul de utilizator se creează pe persoana fizică și se leagă de CNP. Este separat de registrul firmei, pe care îl accesezi apoi din acest cont. Autentificarea se face în una dintre variantele:
- ROeID, identitatea digitală gratuită, cu aplicație pe telefon. Este varianta cea mai simplă pentru majoritatea utilizatorilor.
- Certificat digital calificat, cel pe care îl folosesc deja mulți administratori și contabili pentru alte platforme ale statului.
- Activare la ghișeul inspectoratului teritorial de muncă, pe baza verificării actului de identitate.
Pentru crearea contului angajatorului se prezintă documentele firmei: certificatul de înregistrare fiscală sau actul constitutiv, plus o împuternicire notarială dacă solicitantul nu este reprezentantul legal. Dacă de registru se ocupă o firmă de contabilitate sau de resurse umane, documentul relevant este contractul de prestări servicii din care reiese această obligație.
Ce date se completează în registru
Pentru fiecare salariat, registrul cuprinde:
- datele de identificare ale angajatorului și ale salariatului, inclusiv cetățenia și țara de proveniență;
- data încheierii contractului și data de la care salariatul începe activitatea;
- funcția sau ocupația, locul de muncă, tipul contractului, durata și norma de lucru;
- salariul de bază lunar brut, sporurile, indemnizațiile și alte adaosuri;
- detașările, transferurile și suspendările, cu perioada și cauza lor;
- data și temeiul încetării contractului.
Termenele de transmitere în REGES-ONLINE
Aici se greșește cel mai des. Fiecare tip de operațiune are propriul termen, iar diferența dintre „ziua anterioară” și „în 3 zile lucrătoare” poate însemna o amendă.
| Operațiune | Termen |
|---|---|
| Angajare nouă | Cel târziu în ziua anterioară începerii activității |
| Modificarea funcției, a locului de muncă, a tipului, duratei sau normei contractului | Cel târziu în ziua anterioară producerii modificării |
| Modificarea salariului, sporurilor sau indemnizațiilor | 20 de zile lucrătoare de la data modificării |
| Modificări stabilite prin hotărâre judecătorească | 10 zile de la data la care angajatorul a luat cunoștință de hotărâre |
| Transfer | 5 zile lucrătoare de la data transferului |
| Detașare (începere sau încetare) | Cel târziu în ziua anterioară |
| Suspendare și încetarea suspendării (regula generală) | Cel târziu în ziua anterioară |
| Suspendare pe baza certificatului medical | 3 zile lucrătoare de la înregistrarea certificatului la angajator |
| Suspendare pentru absențe nemotivate sau forță majoră | 3 zile lucrătoare de la data suspendării |
| Încetarea contractului | Cel târziu la data încetării sau la data la care angajatorul află de evenimentul care a produs-o |
| Modificarea datelor de identificare ale angajatorului sau salariatului | 3 zile lucrătoare de la producerea modificării |
| Încheierea sau încetarea contractului cu un prestator | 3 zile lucrătoare |
Un exemplu pentru concediul medical: salariatul aduce certificatul miercuri și îl înregistrezi în aceeași zi. Termenul de 3 zile lucrătoare începe joi, iar suspendarea trebuie transmisă cel târziu luni.
La angajare, regula e fără nuanțe. Un contract transmis în aceeași zi în care omul începe lucrul este tratat ca muncă nedeclarată.
Amenzile pentru nerespectarea obligațiilor
Constatarea contravențiilor și aplicarea amenzilor revin inspectorilor de muncă. Cele mai importante sancțiuni:
| Faptă | Amendă |
|---|---|
| Primirea la muncă fără transmiterea contractului în registru până în ziua anterioară începerii activității | 20.000 lei pentru fiecare persoană, cumulat maximum 200.000 lei |
| Netransmiterea la termen a contractului, deși munca a fost prestată, salariul plătit și declarat la ANAF | 3.000 – 5.000 lei pentru fiecare persoană |
| Netransmiterea detașărilor sau suspendărilor | 3.000 – 5.000 lei pentru fiecare situație |
| Netransmiterea transferului, a modificărilor contractului, a încetării sau a schimbării datelor de identificare | 5.000 – 8.000 lei |
| Completarea registrului cu date eronate sau incomplete | 3.000 – 6.000 lei |
| Nedeclararea în termen a contractului cu prestatorul de servicii | 3.000 – 6.000 lei |
| Păstrarea dosarului personal în altă parte decât la sediul angajatorului sau la sediul secundar cu competență de angajare | 3.000 – 6.000 lei |
| Neeliberarea către salariat a adeverințelor sau a extrasului din registru | 3.000 – 5.000 lei |
Pentru perioada de tranziție s-au aplicat separat amenzi de 15.000 – 20.000 de lei pentru neînregistrarea în platformă și de 5.000 – 10.000 de lei pentru necompletarea datelor noi ale contractelor active.
Ce contează cel mai mult nu e valoarea unei singure amenzi, ci modul de calcul. Pentru angajări, detașări și suspendări, sancțiunea se aplică pe fiecare persoană sau situație. O firmă cu cinci concedii medicale netransmise la timp nu primește o amendă, ci cinci.
Ce poate vedea salariatul
Aceasta e una dintre schimbările cu cel mai mare impact practic. Salariații își pot face cont în secțiunea dedicată lor și pot verifica singuri ce a declarat angajatorul: funcția, norma, salariul, perioadele de suspendare, data încetării.
Practic, orice discrepanță între contractul semnat și ce apare în registru devine vizibilă pentru angajat. Un contract de 4 ore trecut în registru pentru cineva care lucrează 8 sau un salariu declarat diferit de cel din actul adițional pot ajunge mult mai ușor la ITM decât înainte.
Angajatorul are în continuare obligația de a elibera, la cerere, adeverințe privind activitatea, vechimea și salariul, precum și extrase din registru, în termen de 15 zile lucrătoare.
Dacă registrul îl completează contabilul sau o firmă externă
Mulți angajatori mici delegă completarea registrului către firma de contabilitate sau un furnizor de servicii de resurse umane. Este permis, dar vine cu o obligație nouă: contractul de prestări servicii trebuie declarat în REGES-ONLINE în 3 zile lucrătoare de la încheiere sau încetare, cu datele prestatorului, data începerii serviciilor și durata contractului.
Răspunderea pentru corectitudinea registrului rămâne însă a angajatorului. Dacă prestatorul întârzie o transmitere, amenda o primește firma.
Registrul nu înlocuiește pontajul
REGES-ONLINE arată ce scrie în contract. La un control, inspectorii verifică și dacă realitatea corespunde, adică orele efectiv lucrate. Evidența zilnică a timpului de muncă, cu ora de început și de sfârșit pentru fiecare salariat, rămâne o obligație separată, sancționată separat.
Cele mai frecvente probleme apar exact la intersecția celor două: un part-time de 4 ore în registru și un pontaj care arată 8, sau un angajat găsit la lucru în afara intervalului declarat.
Întrebări frecvente
Mai pot folosi Revisal pentru ceva?
Nu. Revisal a funcționat până la 31 decembrie 2025, iar din 1 ianuarie 2026 toate operațiunile se fac exclusiv în REGES-ONLINE.
Am PFA cu un singur angajat. Trebuie să mă înregistrez?
Da. Obligația se aplică oricărui angajator, indiferent de forma de organizare sau de numărul de salariați.
Pot transmite contractul în dimineața în care angajatul începe lucrul?
Nu. Termenul este cel târziu ziua anterioară începerii activității. Transmiterea în aceeași zi se sancționează ca primire la muncă fără contract înregistrat, cu 20.000 de lei pentru fiecare persoană.
Am greșit o dată în registru. Ce fac?
Corectezi cât mai repede informația în platformă. Completarea registrului cu date eronate sau incomplete este contravenție, cu amendă între 3.000 și 6.000 de lei, așa că o verificare periodică a datelor salariaților merită făcută.
În cât timp se transmite o mărire de salariu?
În 20 de zile lucrătoare de la data la care modificarea produce efecte.
Dacă îmi ține contabilul registrul, cine plătește amenda pentru o întârziere?
Angajatorul. Poți stabili prin contractul de prestări servicii cum se împart răspunderile între voi, dar în fața Inspecției Muncii obligația îți aparține.
Salariații pot vedea ce am declarat despre ei?
Da. Își pot crea cont în platformă și pot consulta datele propriului contract de muncă, fără să mai depindă de documentele primite de la angajator.
Notă: Informațiile din acest articol au caracter general și reflectă regulile aplicabile în 2026. Procedurile și termenele din REGES-ONLINE pot fi actualizate de Inspecția Muncii, iar fiecare situație de angajare poate avea particularități. Dacă vrei să te asiguri că registrul firmei tale este completat corect și la timp sau ai nevoie de cineva care să se ocupe de salarizare, resurse umane și contabilitate, ne poți contacta pentru servicii de contabilitate și consultanță fiscală.
