Aproape orice firmă mică începe cu un contract de comodat. Asociatul își pune apartamentul la dispoziție pentru sediu, iar mașina personală ajunge să fie folosită pentru drumurile la clienți. Ambele se rezolvă cu același tip de contract, semnat de obicei în cinci minute, după un model găsit pe internet.
Problema e că acest document, aparent banal, are efecte reale. Un comodat de sediu expirat poate duce la inactivarea fiscală a firmei. Un comodat auto scris prost te poate lăsa fără dreptul de a deduce carburantul. Mai jos găsești ce este comodatul, ce trebuie să conțină și cum îl folosești corect pentru sediu și pentru mașină.
Ce este contractul de comodat
Comodatul este un împrumut de folosință gratuit. O persoană, numită comodant, dă altcuiva, numit comodatar, un bun pe care acesta îl folosește o perioadă, după care îl restituie. Proprietatea nu se transferă. Apartamentul rămâne al părinților tăi, mașina rămâne a ta ca persoană fizică. Firma primește doar dreptul de a le folosi.
Trei trăsături îl deosebesc de alte contracte:
- Este gratuit. Dacă firma plătește ceva pentru folosință, nu mai e comodat, ci închiriere, cu alte consecințe fiscale.
- Nu cere formă notarială. Un înscris sub semnătură privată, semnat de ambele părți, este suficient atât pentru Registrul Comerțului, cât și pentru contabilitate.
- Nu se înregistrează la ANAF. Contractele de închiriere dintre o persoană fizică și o firmă se înregistrează, pentru că proprietarul obține un venit impozabil. La comodat nu există venit, deci nici impozit și nici obligație de înregistrare.
Comodatarul suportă cheltuielile pe care le face ca să folosească bunul. Pentru o mașină, asta înseamnă carburantul, spălătoria, parcarea. Tocmai această regulă face posibilă decontarea lor pe firmă.
Comodatul pentru sediu social
Orice firmă are nevoie de un sediu social, iar Registrul Comerțului cere dovada dreptului de folosință asupra spațiului. Când locuința nu e a firmei și nici a ta, comodatul e cea mai simplă dovadă: proprietarul îi permite firmei să folosească adresa, fără chirie.
Cine semnează
Contractul se încheie între proprietarul imobilului și firmă. La înființare, firma încă nu există juridic, așa că în contract apare denumirea rezervată la Registrul Comerțului. Pentru firmă semnează viitorul administrator sau asociatul care se ocupă de înființare.
Dacă locuința e în coproprietate sau este bun comun al soților, e prudent să semneze toți proprietarii. Un singur coproprietar care se răzgândește ulterior poate pune sediul în discuție.
Ce acte depui alături de comodat
- contractul de comodat semnat;
- actul de proprietate al comodantului: contract de vânzare-cumpărare, certificat de moștenitor sau extras de carte funciară;
- declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare, în care arăți dacă desfășori activitate la sediu, la terți sau la un punct de lucru;
- acordul asociației de proprietari și al vecinilor direct afectați, doar dacă sediul e într-un apartament din bloc și acolo desfășori efectiv activitate.
Ultimul punct produce cele mai multe emoții. Dacă adresa este doar sediu, fără clienți, marfă sau angajați care vin zilnic, acordul vecinilor nu mai este necesar. Pentru restul dosarului de înființare, am pus toată lista în ghidul despre acte necesare înființare SRL.
Durata: aici se greșește cel mai des
Registrul Comerțului înregistrează data de expirare a contractului. Când termenul trece și nimeni nu a prelungit comodatul, firma rămâne cu sediul expirat. ANAF poate declara atunci firma inactivă fiscal. O firmă inactivă nu mai poate deduce cheltuielile și TVA-ul de pe achiziții, iar clienții ei nu mai pot deduce nimic de pe facturile primite de la ea. Mulți parteneri verifică statusul furnizorilor înainte de plată și opresc colaborarea pe loc.
Am văzut firme care au aflat de problemă abia când un client mare a refuzat o factură. Soluția e simplă: încheie comodatul pe o perioadă lungă, de exemplu 10 ani, sau pe durată nedeterminată. Dacă ai deja un contract pe termen scurt, prelungește-l înainte de expirare printr-un act adițional și depune mențiunea la Registrul Comerțului. Te putem ajuta cu dosarul prin serviciul de mențiuni persoane juridice.
Când comodatul nu e varianta potrivită
Dacă locuiești cu chirie și proprietarul nu vrea să semneze un comodat cu firma, sau dacă nu vrei ca adresa de acasă să apară în registrele publice, există alternativa unei adrese comerciale. Detaliile sunt pe pagina de găzduire sediu social. Iar dacă activitatea se desfășoară efectiv în alt loc decât sediul, cum ar fi un atelier sau un magazin, acel spațiu se înregistrează separat, ca punct de lucru, tot pe baza unui comodat sau a unui contract de închiriere.
Comodatul auto: mașina personală folosită de firmă
Mulți asociați nu vor să cumpere mașina pe firmă. Au deja una, iar comodatul le permite ca firma să o folosească și să suporte o parte din costuri. Mașina rămâne pe numele tău, în talon nu se schimbă nimic.
Ce cheltuieli poate deduce firma
Pentru autoturismele folosite și în scop personal, cheltuielile de funcționare se deduc în proporție de 50%. Regula privește vehiculele de cel mult 3.500 kg și cu cel mult 9 locuri, inclusiv șoferul. Intră aici:
- carburantul sau încărcarea electrică;
- reparațiile, reviziile, piesele și anvelopele;
- rovinieta, parcarea, spălătoria, taxele de pod.
Dacă firma e plătitoare de TVA, recuperează tot 50% din TVA-ul de pe aceste facturi. Deducerea integrală, de 100%, e posibilă doar dacă dovedești că mașina e folosită exclusiv pentru activitate, cu foi de parcurs complete, sau dacă intră într-una dintre excepțiile prevăzute de lege, cum sunt vehiculele folosite de agenții de vânzări.
O condiție fără de care nu merge nimic: facturile trebuie emise pe firmă, cu datele ei de identificare. Un bon de benzinărie fără CUI-ul firmei nu se poate deconta, indiferent ce scrie în contract.
Ce nu poate deduce firma
Firma nu amortizează mașina, pentru că nu e a ei. Asigurarea RCA, impozitul pe mijlocul de transport și ITP-ul sunt obligații legate de proprietar și se emit pe numele lui. În mod obișnuit, rămân în sarcina lui. Dacă vrei ca firma să le suporte, discută înainte cu contabilul: documentele nu sunt pe firmă, iar tratamentul lor fiscal e mai puțin sigur decât la carburant sau reparații.
Amenzile de circulație nu se deduc niciodată, indiferent cine conducea.
Microîntreprindere sau impozit pe profit
La o firmă care plătește impozit pe profit, cele 50% deductibile reduc direct impozitul. La microîntreprindere, impozitul de 1% se calculează pe venituri, deci cheltuielile auto nu îl modifică. Contează totuși în alte două locuri: la TVA, dacă firma e plătitoare, și la profitul contabil, din care se distribuie dividendele. Regulile complete, cu exemple de calcul, le găsești în articolul despre cheltuieli auto.
Câteva limite de reținut
Un administrator poate avea cheltuieli deductibile pentru o singură mașină. Dacă pui pe firmă prin comodat și mașina ta, și pe a soției, iar amândouă le conduci tu, a doua nu mai trece.
Mașina altei persoane, de exemplu a partenerului de viață, poate fi folosită de firmă doar dacă există un comodat semnat chiar de proprietar. Fără contract, cheltuielile nu au o legătură dovedită cu activitatea și devin nedeductibile.
Ce trebuie să conțină un contract de comodat
Nu există un formular tipizat. Poți redacta contractul liber, dar un document care rezistă la un control sau la Registrul Comerțului include următoarele:
- Părțile. Numele, CNP-ul și adresa comodantului; denumirea, CUI-ul și numărul de înregistrare ale firmei sau, la înființare, denumirea rezervată; reprezentantul care semnează.
- Bunul. Pentru imobil: adresa completă, suprafața, eventual numărul cadastral. Pentru mașină: marca, modelul, anul fabricației, numărul de înmatriculare și seria de șasiu.
- Destinația. Sediu social, cu sau fără activitate la adresă; pentru mașină, folosința în interesul activității firmei.
- Durata. Data de început și termenul sau mențiunea că se încheie pe durată nedeterminată.
- Gratuitatea. O clauză clară că folosința se acordă fără plată.
- Cheltuielile. Cine suportă carburantul, întreținerea, reparațiile, utilitățile. O formulare explicită evită discuții la control.
- Restituirea și încetarea. În ce condiții se restituie bunul și cum se poate înceta contractul înainte de termen.
- Semnăturile și data. Contractul se întocmește în cel puțin două exemplare, câte unul pentru fiecare parte.
Un detaliu care contează la mașină: data contractului. Cheltuielile se pot deduce doar pentru perioada în care contractul era în vigoare. Bonurile de carburant din martie nu se sprijină pe un comodat semnat în iunie.
Greșeli frecvente
Comodat cu „chirie simbolică”. Dacă firma plătește proprietarului chiar și 50 de lei pe lună, contractul e de fapt o închiriere. Proprietarul datorează impozit pe venit, iar contractul trebuie înregistrat la ANAF.
Comodat de sediu pe un an, uitat în sertar. E cea mai scumpă greșeală din lista asta, pentru că se leagă de inactivarea fiscală. Pune termenul în calendar sau alege din start o durată lungă.
Semnat de altcineva decât proprietarul. Un părinte care nu apare în actul de proprietate nu poate da apartamentul în comodat. La fel, cel care folosește mașina, dar nu e în talon.
Mașina „trecută pe firmă” fără niciun document. Asociatul alimentează cu factură pe firmă, dar nu există comodat. La control, cheltuielile sunt respinse integral.
Proprietar care vinde imobilul. Noul proprietar nu e obligat să păstreze comodatul. Dacă nu vrea, trebuie să muți sediul, iar până atunci firma riscă să rămână fără o adresă valabilă.
Întrebări frecvente
Contractul de comodat trebuie autentificat la notar?
Nu. Pentru sediu social și pentru mașină este suficient un înscris sub semnătură privată, semnat de ambele părți. Notarul devine necesar doar în situații speciale, de exemplu când proprietarul a mai cedat folosința aceluiași spațiu altei firme și Registrul Comerțului cere o declarație în formă autentică.
Proprietarul plătește impozit pentru comodat?
Nu. Comodatul este gratuit, deci proprietarul nu obține niciun venit. Dacă însă primește bani de la firmă pentru folosința bunului, contractul devine închiriere și apare obligația de impozitare.
Trebuie să înregistrez comodatul la ANAF?
Nu. Înregistrarea la ANAF privește contractele de închiriere din care proprietarul persoană fizică obține venituri. Comodatul nu generează venit.
Pot face comodat pentru sediu în apartamentul părinților?
Da, este varianta cea mai des întâlnită. Părinții, ca proprietari, semnează comodatul cu firma. Dacă e un apartament de bloc și nu desfășori activitate acolo, nu ai nevoie de acordul vecinilor.
Cât poate deduce firma din cheltuielile cu mașina luată în comodat?
În mod obișnuit 50% din cheltuielile de funcționare și 50% din TVA, dacă firma e plătitoare. Deducerea integrală cere dovada folosirii exclusive în activitate, prin foi de parcurs, sau încadrarea în una dintre excepțiile legale.
Pot face comodat auto și la PFA?
Da. PFA-urile impozitate în sistem real aplică aceeași regulă de 50% pentru cheltuielile de funcționare. PFA-urile impozitate la normă de venit nu deduc cheltuieli, așa că la ele comodatul auto nu aduce niciun beneficiu fiscal. Dacă abia pornești, merită să știi asta înainte de înființare PFA.
Pe ce perioadă să închei comodatul pentru sediu?
Cât mai lungă, dacă proprietarul e de acord. Un contract pe 10 ani sau pe durată nedeterminată te scapă de prelungiri periodice și de riscul de a rămâne cu sediul expirat.
Ce se întâmplă dacă vreau să închei comodatul mai devreme?
Contractul poate prevedea condițiile de încetare anticipată. În lipsa lor, comodantul poate cere restituirea bunului înainte de termen dacă are o nevoie urgentă și neprevăzută de el sau dacă firma nu respectă obligațiile. Pentru sediu, încetarea comodatului înseamnă că trebuie să muți sediul la altă adresă.
Notă: Informațiile din acest articol au caracter general și reflectă regulile aplicabile în septembrie 2026. Situația concretă a firmei tale, forma de organizare și felul în care folosești sediul sau mașina pot schimba concluziile. Dacă ai nevoie de ajutor la înființare firmă, la redactarea unui comodat sau la tratamentul fiscal al cheltuielilor, echipa noastră îți oferă servicii de contabilitate și consultanță fiscală. Contactează-ne și analizăm împreună situația ta.
