Definiția pe scurt
Factura proformă este un document comercial prin care furnizorul îi comunică viitorului client condițiile unei tranzacții: ce produse sau servicii livrează, la ce preț, cu ce TVA, în ce termen și cum se face plata. Funcționează ca o ofertă fermă sau ca o invitație la plată.
Ce nu este: un document fiscal. Proforma nu se înregistrează în contabilitate, nici la emitent, nici la client. Nu dă naștere obligației de a plăti TVA și nu îi dă clientului dreptul de a deduce cheltuiala sau TVA-ul. Numele de „factură” induce în eroare, dar juridic are cam aceeași greutate ca o ofertă de preț trimisă pe e-mail, cu diferența că e mai detaliată și mai formală.
Proforma și factura fiscală, față în față
| Factura proformă | Factura fiscală | |
|---|---|---|
| Rol | Ofertă, înștiințare de plată | Document justificativ al tranzacției |
| Înregistrare în contabilitate | Nu | Da |
| Generează TVA de plată | Nu | Da, pentru plătitorii de TVA |
| Drept de deducere pentru client | Nu | Da, în condițiile legii |
| Transmitere în RO e-Factura | Nu | Da |
| Poate fi anulată fără formalități | Da | Nu, se corectează prin stornare |
Situațiile în care proforma chiar te ajută
Cel mai des, proforma se folosește când vrei să încasezi un avans înainte să livrezi. Un atelier de mobilier la comandă, de exemplu, nu cumpără pal și feronerie pentru o bucătărie de 18.000 de lei fără o plată în avans. Trimite proforma, clientul plătește, iar abia apoi începe producția.
Alte situații frecvente:
- clientul are nevoie de un document oficial ca să obțină aprobarea internă a cheltuielii, lucru foarte des întâlnit la instituțiile publice și la companiile mari;
- prețul este stabilit în euro, iar proforma fixează suma în lei pe care clientul trebuie să o vireze;
- clientul vrea să compare mai multe oferte pe același format, înainte să aleagă furnizorul;
- tranzacția e nouă și nu vrei să emiți o factură fiscală pentru bani care poate nu vor veni niciodată.
Ultimul punct e, de fapt, avantajul principal. Dacă clientul se răzgândește, proforma rămâne pur și simplu neplătită. Nu ai nimic de stornat, nimic de raportat, nicio corecție în decontul de TVA.
Ce scrii pe o proformă
Legea nu impune un conținut obligatoriu pentru proformă, tocmai pentru că nu e document fiscal. În practică, o proformă bine făcută seamănă foarte mult cu o factură și conține:
- mențiunea clară „Factură proformă”, ca să nu fie confundată cu o factură fiscală;
- datele complete ale furnizorului și ale clientului;
- un număr propriu, dintr-o serie separată de cea a facturilor fiscale;
- produsele sau serviciile, cantitățile, prețul unitar, cota și valoarea TVA;
- termenul de valabilitate al ofertei și termenul de plată;
- contul bancar în care se face plata.
Termenul de valabilitate e mai important decât pare. Fără el, un client poate reveni peste trei luni cu o proformă veche, pe prețuri care între timp nu mai sunt valabile.
Momentul critic: clientul a plătit
Din acest punct, lucrurile se schimbă complet. Suma încasată înainte de livrare este, fiscal, un avans. Pentru un plătitor de TVA, taxa aferentă avansului devine exigibilă chiar la data încasării, indiferent că documentul trimis clientului a fost doar o proformă.
Mai departe, furnizorul are obligația să emită factura de avans cel târziu până în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a încasat banii. Recomandarea contabililor este totuși să o emiți chiar în luna încasării, ca TVA-ul colectat și factura să apară în aceeași perioadă fiscală.
Factura de avans e o factură fiscală obișnuită, deci se transmite în sistemul RO e-Factura. Din 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, fără să se numere ziua emiterii, weekendurile și sărbătorile legale.
Când livrarea se finalizează, emiți factura finală, pe care storni avansul facturat anterior și treci valoarea totală a livrării. Și aceasta ajunge în e-Factura.
Pe scurt, fluxul complet arată așa: proformă, încasare, factură de avans, livrare, factură finală cu regularizarea avansului.
Varianta fără avans
Dacă clientul plătește integral după proformă și livrarea are loc în aceeași zi sau foarte aproape, multe firme sar peste factura de avans și emit direct factura finală. E corect atâta timp cât factura finală respectă termenul legal de emitere și TVA-ul se colectează în luna în care a fost încasat. Discută varianta cu contabilul tău, mai ales dacă încasarea și livrarea cad în luni diferite.
Ce se întâmplă de partea clientului
Clientul care plătește pe baza unei proforme nu are încă un document justificativ pentru cheltuială. Plata apare în extrasul de cont, dar nu poate deduce nimic până nu primește factura. De aceea, departamentele financiare ale firmelor mai mari cer adesea direct factura de avans în loc de proformă: le oferă imediat baza pentru înregistrare și deducere.
Dacă ești furnizor și clientul îți cere factură de avans înainte să plătească, e o cerere legitimă. Ține cont însă că, emițând-o, TVA-ul devine exigibil la data facturii, chiar dacă banii întârzie.
Greșeli frecvente cu proforma
Prima și cea mai costisitoare: încasezi pe proformă și nu mai emiți nicio factură, pentru că „clientul are deja documentul”. Rezultatul e un avans nefacturat, TVA necolectat la timp și o factură lipsă din e-Factura.
A doua: folosești aceeași serie de numerotare pentru proforme și pentru facturi fiscale. Apar goluri în seria fiscală, care la un control sunt greu de explicat.
A treia ține de încărcarea proformei în e-Factura. Sistemul este destinat facturilor fiscale, iar proforma nu se transmite acolo. Unele programe de facturare le țin separat tocmai din acest motiv.
Și a patra, mai subtilă: proforme fără termen de valabilitate, onorate luni mai târziu la prețuri vechi, când între timp s-au schimbat costurile sau chiar cota de TVA.
Întrebări frecvente despre factura proformă
Factura proformă are valoare legală?
Are valoare comercială, ca ofertă sau înștiințare de plată, și poate servi ca dovadă a condițiilor convenite între părți. Nu are însă valoare fiscală: nu se înregistrează în contabilitate și nu dă drept de deducere.
Se transmite proforma în RO e-Factura?
Nu. În sistem se transmit doar facturile fiscale, adică factura de avans emisă după încasare și factura finală, fiecare în 5 zile lucrătoare de la emitere.
Pot anula o factură proformă?
Da, fără nicio formalitate fiscală. Fiind un document fără efecte în contabilitate, o poți anula sau înlocui cu una nouă. E bine totuși să îl anunți pe client, ca să nu plătească pe varianta greșită.
Pot deduce TVA-ul dintr-o proformă plătită?
Nu. Pentru deducere ai nevoie de factura fiscală emisă de furnizor, fie cea de avans, fie cea finală. Până atunci, plata rămâne înregistrată ca avans acordat furnizorului.
Firmele neplătitoare de TVA pot emite proforme?
Da. Orice firmă sau PFA poate emite proforme. Diferența este că, la încasarea avansului, un neplătitor de TVA nu colectează taxă, dar trebuie în continuare să emită factura pentru suma primită.
Cât timp e valabilă o proformă?
Cât stabilește emitentul. Legea nu fixează un termen, așa că valabilitatea trebuie scrisă explicit pe document. Un interval scurt te protejează de fluctuațiile de preț și de curs valutar.
