Un camion iese din depozitul din Timișoara cu paleți de gresie pentru un client din Arad. Factura se va face la final de lună, după ce clientul confirmă ce a primit. Până atunci, marfa circulă pe drum, iar la primul control rutier șoferul trebuie să arate ceva. Acel „ceva” este, de cele mai multe ori, avizul de însoțire a mărfii.
Pare un formular banal, completat în grabă la ieșirea din magazie. În practică, avizul decide dacă marfa ajunge la destinație sau rămâne indisponibilizată pe marginea drumului, dacă stocurile din contabilitate se potrivesc cu cele din raft și dacă factura ulterioară are o bază documentară solidă.
Ce este avizul de însoțire a mărfii
Avizul de însoțire a mărfii (cod 14-3-6A) este un document financiar-contabil prevăzut în nomenclatorul aprobat de Ministerul Finanțelor. Are regim intern de înseriere și numerotare, ceea ce înseamnă că firma își stabilește singură seria și numerotarea, fără să cumpere formulare tipizate de la o tipografie autorizată.
Același document poate avea mai multe roluri, în funcție de situație:
- document care însoțește marfa pe timpul transportului;
- document pe baza căruia se întocmește ulterior factura;
- dispoziție de transfer al bunurilor între gestiuni ale aceleiași firme aflate în locații diferite;
- document de primire în gestiune, la destinatar;
- document de descărcare din gestiune a bunurilor cedate gratuit.
Pe scurt, avizul dovedește mișcarea fizică a bunurilor. Factura documentează tranzacția comercială. Cele două pot circula împreună, pot fi emise la date diferite sau, în unele situații, avizul poate exista fără să fie urmat vreodată de o factură.
Când se emite avizul
Regula de bază este simplă: avizul se întocmește atunci când firma nu poate emite factura în momentul livrării. Pe lângă asta, fiecare firmă poate stabili prin procedurile proprii și alte situații în care îl folosește.
Cele mai frecvente cazuri întâlnite în practică:
Livrare cu facturare ulterioară
Clientul primește marfă de mai multe ori pe lună, iar factura se face o singură dată, cumulat. Fiecare transport pleacă cu aviz, iar factura de la final face referire la toate avizele pe care le cuprinde.
Transfer între punctele de lucru proprii
O firmă cu depozit în Timișoara și magazin în Lugoj mută marfă dintr-un loc în altul. Nu e o vânzare, deci nu există factură. Avizul poartă mențiunea „Fără factură”. Pentru transferuri între gestiuni aflate în aceeași incintă se folosește alt document, bonul de predare, transfer, restituire.
Bunuri cedate gratuit
Mostre, produse pentru testare la locul de vânzare, premii, materiale promoționale. Și aici avizul poartă mențiunea „Fără factură” și servește drept document de descărcare din gestiune. Tratamentul fiscal al acestor bunuri, inclusiv din punct de vedere al TVA, merită discutat separat cu contabilul.
Bunuri trimise la prelucrare
Materia primă pleacă spre un atelier sau o fabrică pentru prelucrare, iar proprietatea rămâne a firmei. Avizul poartă mențiunea „Pentru prelucrare la terți”.
Alte situații
Bunuri trimise în custodie, retururi către furnizor, echipamente duse la un client pentru probă. În toate cazurile care nu intră în categoriile de mai sus, pe aviz se trece motivul pentru care s-a întocmit avizul și nu factura. Un aviz fără nicio explicație ridică, la control, exact întrebarea pe care vrei să o eviți.
Ce trebuie să conțină avizul
Nu există un model unic obligatoriu ca aspect grafic, dar există un conținut minim pe care orice aviz trebuie să îl aibă, fie că e tipărit dintr-un program de facturare, fie completat de mână:
- seria și numărul intern de identificare;
- data emiterii;
- datele furnizorului: denumire, adresă, cod de identificare fiscală;
- datele cumpărătorului: denumire, adresă, cod de identificare fiscală;
- denumirea și cantitatea bunurilor livrate;
- prețul și valoarea, după caz;
- datele expediției: numele delegatului, seria și numărul actului de identitate, numărul mijlocului de transport, ora livrării și semnătura delegatului;
- semnătura expeditorului;
- data primirii în gestiune și semnătura gestionarului care primește marfa.
Ora expediției contează mai mult decât pare. Un aviz datat corect, dar fără oră, e greu de apărat la un control dacă același vehicul a mai făcut o cursă în aceeași zi. La fel, cantitatea trebuie să corespundă exact cu ce e în camion. Diferențele, chiar și de câțiva saci sau câteva cutii, pot duce la confiscarea surplusului.
Ștampila nu mai este obligatorie pe documentele financiar-contabile, așa că lipsa ei nu face avizul invalid. Semnăturile, în schimb, rămân.
În câte exemplare se întocmește și pe unde circulă
Avizul se întocmește în cel puțin două exemplare. În practică, cele mai multe firme folosesc trei: unul rămâne la expeditor, unul însoțește marfa și ajunge la cumpărător, iar al treilea rămâne la delegat sau la transportator, după cum e stabilit în procedura internă.
La furnizor, avizul trece pe la delegatul care face transportul, pentru semnătură de primire, apoi pe la departamentul de vânzări, care îl folosește la întocmirea facturii, și ajunge la contabilitate. La cumpărător, avizul merge la magazie, unde marfa se încarcă în gestiune după recepție, apoi la aprovizionare și la contabilitate.
La firmele mici, toate aceste „departamente” sunt, de fapt, una sau două persoane. Circuitul rămâne însă același, iar exemplarele trebuie să ajungă la contabil.
Avizul și factura: termene și legătura dintre ele
Când livrarea se face pe aviz, factura trebuie emisă cel târziu până la data de 15 a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea. O marfă livrată pe aviz pe 20 martie se facturează cel târziu pe 15 aprilie. Pe factură se face referire la avizul sau avizele care o preced.
De la introducerea obligației RO e-Factura, factura emisă către alte firme trebuie transmisă și în sistemul național, în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere. Avizul nu se transmite în RO e-Factura, dar factura care îl urmează, da.
Un detaliu care creează des confuzie: descărcarea din gestiune se face pe baza avizului, la momentul livrării. Factura emisă ulterior nu mai descarcă stocul a doua oară. Dacă programul de facturare nu e configurat corect, se ajunge la stocuri negative în scriptic și la ore pierdute de contabil pentru corecturi.
Avizul și RO e-Transport
Avizul nu înlocuiește declararea în RO e-Transport, iar codul UIT nu înlocuiește avizul. Sunt obligații paralele.
Pentru transporturile pe teritoriul României, declararea în RO e-Transport este obligatorie pentru bunurile cu risc fiscal ridicat din lista stabilită de ANAF, atunci când sunt transportate cu vehicule cu masa maximă tehnic admisibilă de cel puțin 2,5 tone și marfa depășește 500 kg greutate brută sau 10.000 lei valoare. Transporturile internaționale au reguli proprii. Codul UIT se trece pe documentul de transport care însoțește marfa, iar avizul este, în multe cazuri, exact acel document.
Lista bunurilor cu risc fiscal ridicat include, printre altele, legume, fructe, carne, lactate, băuturi, materiale de construcții, îmbrăcăminte și încălțăminte. Dacă firma lucrează cu astfel de produse, e bine să verifice periodic lista actualizată publicată de ANAF.
Ce riști dacă marfa circulă fără aviz
Avizul face parte din documentele de proveniență care trebuie să însoțească bunurile pe timpul transportului, al depozitării și al comercializării, alături de factură și de documentele vamale.
Efectuarea de activități economice cu bunuri care nu sunt însoțite de documente de proveniență se sancționează, la persoanele juridice, cu amendă de la 5.000 la 30.000 de lei. La persoanele fizice, amenda este de la 2.000 la 15.000 de lei. Bunurile sunt indisponibilizate în vederea confiscării.
Pentru anumite categorii de produse există reguli speciale, uneori mai dure. Materialul lemnos, de exemplu, circulă cu un aviz specific, emis prin sistemul de urmărire al autorităților din domeniul silvic, nu cu avizul obișnuit de însoțire a mărfii.
Greșeli frecvente pe care le vedem în practică
- avizul completat după control: un aviz emis după oprirea în trafic nu mai dovedește nimic, iar în litigiile pe amenzi astfel de documente au fost înlăturate de instanțe;
- cantități rotunjite: „aproximativ 2 tone” nu e o cantitate; greutatea sau numărul de bucăți trebuie să corespundă realității;
- aviz fără mențiunea motivului: la transferuri, mostre sau prelucrare la terți, mențiunea lipsă face documentul greu de interpretat;
- avize nefacturate uitate: livrările pe aviz rămase fără factură după 15 ale lunii următoare creează probleme la TVA și la reconcilierea stocurilor;
- numerotare dublă sau sărită: fiecare gestiune ar trebui să aibă o serie proprie, iar numerele să urmeze cronologic.
Întrebări frecvente
Avizul de însoțire a mărfii este obligatoriu la orice transport?
Nu la orice transport, ci atunci când marfa nu pleacă însoțită de factură. Dacă factura se emite în momentul livrării și însoțește transportul, avizul nu mai este necesar, pentru că factura îndeplinește rolul de document de proveniență.
Pot emite avizul din programul de facturare?
Da. Avizul are regim intern de înseriere și numerotare, așa că poate fi generat din orice program care respectă conținutul minim obligatoriu. Nu trebuie cumpărate formulare tipizate.
Avizul trebuie ștampilat?
Nu. Ștampila nu mai este obligatorie pe documentele financiar-contabile. Semnăturile expeditorului, delegatului și gestionarului primitor rămân necesare.
Până când trebuie emisă factura după aviz?
Cel târziu pe data de 15 a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea. Factura face referire la avizul sau avizele pe care le cuprinde.
Se transmite avizul în RO e-Factura?
Nu. În RO e-Factura se transmite factura. Avizul rămâne un document intern, care însoțește marfa și stă la baza înregistrărilor în contabilitate.
Am nevoie de aviz dacă transfer marfă între două magazine ale firmei?
Da, dacă magazinele sunt în locații diferite. Avizul poartă mențiunea „Fără factură”, pentru că nu există o vânzare. Între gestiuni aflate în aceeași incintă se folosește bonul de predare, transfer, restituire.
Dacă am cod UIT, mai am nevoie de aviz?
Da. Codul UIT confirmă declararea transportului în RO e-Transport, dar nu ține loc de document de proveniență. Marfa trebuie să circule în continuare cu factură sau cu aviz.
Ce fac dacă la recepție cantitatea diferă de cea din aviz?
Diferența se consemnează la recepție, iar cumpărătorul întocmește nota de recepție și constatare de diferențe. Factura ulterioară trebuie să reflecte cantitatea efectiv livrată, după clarificarea diferenței cu furnizorul.
Informațiile din acest ghid au caracter general și reflectă regulile aplicabile la data publicării. Circuitul documentelor diferă de la o firmă la alta, în funcție de tipul de marfă, numărul de gestiuni și programul de facturare folosit. Dacă ai nevoie de ajutor să îți organizezi corect avizele, facturarea ulterioară și evidența stocurilor sau vrei să verifici dacă transporturile tale intră sub incidența RO e-Transport, contactează-ne pentru servicii de contabilitate și fiscalitate adaptate activității tale.
