Mai jos găsești ce este e-Factura, cine o folosește în 2026, ce termene și amenzi se aplică și cum arată drumul unei facturi prin sistem, de la emitere până la client.
e-Factura, pe scurt
RO e-Factura este sistemul național prin care facturile emise în România sunt transmise la ANAF, verificate și puse la dispoziția destinatarului. Sistemul e administrat de Ministerul Finanțelor și de ANAF, iar accesul se face prin Spațiul Privat Virtual (SPV) sau direct din programul de facturare.
Scopul oficial este reducerea evaziunii fiscale, în special pe TVA. Fiscul vede în timp aproape real ce facturi se emit, între cine și pentru ce sume, iar datele ajung apoi în controalele încrucișate și în decontul de TVA precompletat.
Pentru firme, e-Factura înseamnă o regulă simplă: o factură care trebuia transmisă în sistem și nu a fost transmisă este, practic, o problemă. Poate aduce amenzi și, în relațiile dintre firme, nu mai e acceptată ca document valabil.
Ce înseamnă concret o factură electronică
O factură electronică nu este un PDF sau o factură scanată. Este un fișier structurat, în format XML, care respectă standardul european pentru facturarea electronică, adaptat la regulile românești prin specificațiile tehnice cunoscute sub numele CIUS-RO.
Diferența contează. Un PDF e făcut să fie citit de oameni. Un XML e făcut să fie citit de calculatoare: fiecare informație, de la codul fiscal al clientului la cota de TVA sau valoarea unei linii, stă într-un câmp precis, pe care sistemul îl poate verifica automat.
După validare, ANAF aplică pe fișier sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. În relațiile dintre firme, factura cu acest sigiliu este singurul original. Contează pentru deducerea TVA și pentru înregistrarea în contabilitate.
Drumul unei facturi prin sistem
- Emiterea. Furnizorul emite factura în programul de facturare, care generează automat fișierul XML.
- Transmiterea. Fișierul ajunge în sistemul ANAF, fie direct din program, fie încărcat manual în SPV.
- Validarea. Sistemul verifică structura fișierului și regulile de business: coduri fiscale existente, calcule corecte, câmpuri obligatorii completate.
- Rezultatul. Dacă totul e în regulă, factura primește un număr de index și sigiliul electronic. Dacă nu, furnizorul primește un mesaj de eroare și trebuie să corecteze și să retrimită fișierul.
- Livrarea. Clientul persoană juridică găsește factura în SPV-ul propriu sau o descarcă automat în programul lui de contabilitate.
Un detaliu important: o factură respinsă la validare este tratată ca netransmisă. Termenul curge în continuare, deci erorile trebuie urmărite și rezolvate repede.
Cine folosește e-Factura în 2026
Între firme (B2B)
Toate facturile dintre persoane impozabile stabilite în România, pentru livrări și servicii cu locul în România, trec obligatoriu prin e-Factura. Regula se aplică și firmelor neplătitoare de TVA, și operațiunilor scutite de TVA.
Din 1 ianuarie 2026, obligația s-a extins și la facturile emise către firme străine care nu sunt stabilite în România, dar sunt înregistrate aici în scopuri de TVA, pentru operațiunile cu locul în România.
Către instituții publice (B2G)
Facturile emise către autorități și instituții publice în cadrul contractelor de achiziții sunt electronice de mai mult timp. Aici sistemul a fost testat prima dată, înainte de extinderea la mediul privat.
Către persoane fizice (B2C)
Din 1 ianuarie 2025, și facturile emise către consumatori trebuie transmise în e-Factura. Dacă clientul nu își comunică codul numeric personal, câmpul pentru codul fiscal se completează cu 13 cifre de zero. Clientul persoană fizică nu are nevoie de SPV și nici de alte formalități. Factura îi ajunge ca până acum, pe hârtie sau pe e-mail.
Bonurile fiscale emise de casa de marcat care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate nu trebuie dublate de o e-Factura.
Cine nu mai este obligat
De la 1 iunie 2026, persoanele fizice care desfășoară activități economice și sunt identificate fiscal prin CNP nu mai au obligația de a folosi e-Factura. Aici intră, de exemplu, cei care obțin venituri din drepturi de autor sau din alte activități independente pe CNP. Pot folosi sistemul opțional, dacă vor.
Atenție la diferență: criteriul este identificarea prin CNP, nu forma de organizare. PFA-urile, întreprinderile individuale și cele familiale care au cod de identificare fiscală propriu rămân în sistem, la fel ca firmele.
| Tip de relație | Obligatoriu? | Observații |
|---|---|---|
| Firmă către firmă din România | Da | Inclusiv neplătitori de TVA și operațiuni scutite |
| Firmă către firmă străină înregistrată în scopuri de TVA în România | Da, din 1 ianuarie 2026 | Pentru operațiunile cu locul în România |
| Firmă către instituție publică | Da | Contracte de achiziții publice |
| Firmă către persoană fizică | Da | Cod generic de 13 zerouri dacă clientul nu dă CNP-ul |
| Persoană fizică pe CNP care emite facturi | Nu, din 1 iunie 2026 | Poate folosi sistemul opțional |
Termenul de transmitere
Din 1 ianuarie 2026, factura trebuie transmisă în e-Factura în cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Până atunci, termenul era de 5 zile calendaristice, ceea ce crea probleme la facturile emise vineri sau înainte de sărbători.
Un exemplu: o factură emisă joi, 1 octombrie 2026, trebuie transmisă cel târziu joi, 8 octombrie. Weekendul nu se ia în calcul.
Termenul pentru transmitere nu schimbă termenul de emitere. Factura se emite, în continuare, cel mai târziu pe data de 15 a lunii următoare celei în care a avut loc livrarea sau prestarea.
Ce amenzi riști
Netransmiterea facturii în termen se sancționează în funcție de mărimea contribuabilului:
- contribuabili mari: între 5.000 și 10.000 de lei;
- contribuabili mijlocii: între 2.500 și 5.000 de lei;
- contribuabili mici și persoane fizice: între 1.000 și 2.500 de lei.
Între firme există și o sancțiune mult mai dură. Dacă o factură B2B este emisă sau primită în afara sistemului, amenda este de 15% din valoarea totală a facturii. Se aplică atât furnizorului care nu a transmis-o, cât și clientului care a acceptat-o pe altă cale. Pentru o factură de 50.000 de lei, asta înseamnă 7.500 de lei pentru fiecare parte.
Ce ai nevoie ca să folosești e-Factura
- Înregistrare în SPV pentru firmă, pe baza unui certificat digital calificat al reprezentantului legal sau al unei persoane împuternicite.
- Un program de facturare care generează XML conform CIUS-RO și, ideal, se conectează automat la ANAF. Majoritatea programelor de pe piață fac asta.
- Autorizarea programului să transmită în numele firmei. Conexiunea se face o singură dată cu certificatul digital și trebuie reînnoită periodic.
Pentru firmele cu foarte puține facturi, ANAF pune la dispoziție și o aplicație gratuită, în care datele se completează manual și din care se descarcă XML-ul pentru încărcarea în SPV. Merge pentru o factură-două pe lună, dar devine obositor peste acest volum.
Greșeli frecvente
Considerarea PDF-ului ca original. Între firme, originalul e XML-ul sigilat de ANAF. Un PDF primit pe e-mail, fără factura din sistem, nu îți dă dreptul de deducere.
Ignorarea erorilor de validare. Programul spune „trimis”, dar ANAF respinge fișierul. Cine nu verifică starea facturii poate afla abia la control că nu a transmis nimic.
Anularea unei facturi transmise. O factură validată nu se mai șterge din sistem. Greșelile se corectează prin factură de stornare și o factură nouă, ambele transmise la rândul lor.
Presupunerea că B2C e opțional. Nu mai este din 2025. Facturile către persoane fizice se transmit și ele, cu CNP sau cu cele 13 zerouri.
Descărcarea facturilor primite doar la nevoie. Facturile rămân disponibile în SPV un timp limitat. Ele trebuie descărcate și arhivate de firmă, pentru că termenul de păstrare a documentelor contabile e mult mai lung.
Ce nu face e-Factura
e-Factura acoperă doar facturile. Alte obligații digitale merg pe canale separate: e-Transport pentru bunurile cu risc fiscal ridicat, SAF-T (declarația informativă D406) pentru raportarea contabilă detaliată și e-TVA pentru decontul precompletat. Datele din e-Factura alimentează e-TVA, dar transmiterea facturilor nu înlocuiește depunerea decontului.
Nici facturile către clienți din alte state membre, pentru livrări intracomunitare, și nici exporturile nu intră în obligația generală. Pentru ele se aplică regulile obișnuite de facturare.
Întrebări frecvente
Ce este e-Factura, pe înțelesul tuturor?
Este sistemul ANAF prin care facturile emise în România sunt trimise fiscului în format electronic, verificate automat și apoi livrate clientului. Între firme, factura din sistem este singura considerată originală.
În câte zile trebuie transmisă factura?
În cel mult 5 zile lucrătoare de la data emiterii, regulă valabilă din 1 ianuarie 2026.
Trebuie să transmit și facturile către persoane fizice?
Da, din 1 ianuarie 2025. Dacă clientul nu comunică CNP-ul, se folosesc 13 cifre de zero în locul codului fiscal. Bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile de factură simplificată nu se transmit.
Ca PFA mai sunt obligat să folosesc e-Factura?
Dacă PFA-ul are cod de identificare fiscală propriu, da. Scutirea de la 1 iunie 2026 privește doar persoanele fizice identificate fiscal prin CNP.
Ce se întâmplă dacă accept o factură pe e-mail de la un furnizor?
Riști amenda de 15% din valoarea facturii, iar TVA-ul de pe ea poate fi contestat la control. Cere furnizorului să o transmită în sistem.
Cum corectez o factură greșită, deja transmisă?
Emiți o factură de stornare, apoi o factură nouă, corectă. Ambele se transmit în e-Factura.
Clientul meu persoană fizică trebuie să aibă SPV?
Nu. Transmiterea e obligația ta. Clientul primește factura ca până acum, pe hârtie sau pe e-mail.
