Mai jos găsești, pe rând, cine are obligația, în ce momente trebuie depusă declarația în 2026, cum se transmite și ce riști dacă o ignori.
Ce este, de fapt, beneficiarul real
Beneficiarul real este persoana fizică ce deține sau controlează, în ultimă instanță, o firmă. Nu contează dacă o face direct, prin părți sociale trecute pe numele său, sau indirect, printr-o altă societate aflată între ea și firma românească.
Reperul folosit în practică este pragul de 25%. Cine deține peste 25% din părțile sociale, din acțiuni sau din drepturile de vot este considerat beneficiar real. Pragul nu e însă singurul criteriu. O persoană care controlează firma prin alte mijloace, de exemplu printr-un acord între asociați sau prin dreptul de a numi și revoca administratorul, intră și ea în categorie, chiar dacă are o participație mai mică.
Există și situația în care nimeni nu trece de prag și nimeni nu exercită control efectiv, cum se întâmplă la firmele cu mulți asociați mici. Atunci, ca beneficiar real se declară persoana care ocupă funcția de conducere, de regulă administratorul.
La un SRL cu asociat unic, lucrurile sunt simple: asociatul deține 100%, deci el este beneficiarul real.
Cine are obligația de a depune declarația
Obligația aparține persoanelor juridice înregistrate în registrul comerțului. Concret, vorbim de SRL-uri, societăți pe acțiuni, societăți în nume colectiv, societăți în comandită simplă sau pe acțiuni și celelalte entități cu personalitate juridică înmatriculate la Registrul Comerțului.
Câteva precizări care lămuresc multe confuzii:
- Obligația se aplică și firmelor care au ca asociați doar persoane fizice. Faptul că asociații sunt deja trecuți în actul constitutiv nu scutește firma de declarare, ci doar îi oferă o cale mai simplă la înființare.
- Regiile autonome, companiile naționale și societățile deținute integral sau majoritar de stat nu mai sunt exceptate. Și ele depun declarația la Oficiul Național al Registrului Comerțului.
- PFA-urile, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale nu sunt persoane juridice, așa că nu intră sub această obligație.
Declarația o semnează reprezentantul legal al firmei, adică administratorul, și o dă pe proprie răspundere. Asta înseamnă că datele trecute în ea îl angajează personal.
Când se depune declarația în 2026
Există trei momente în care declarația devine obligatorie. Primele două privesc toate firmele. Al treilea, doar o categorie restrânsă.
1. La înmatriculare
Când înființezi firma, datele beneficiarului real trebuie să ajungă în Registrul beneficiarilor reali. Ai două variante. Fie depui o declarație separată odată cu dosarul de înmatriculare, fie treci direct în actul constitutiv datele de identificare ale beneficiarilor reali și modul în care aceștia controlează firma. În al doilea caz, Registrul Comerțului consideră obligația îndeplinită și nu mai ai nevoie de un formular separat.
2. În 15 zile de la orice modificare
Aici se greșește cel mai des. Termenul este de 15 zile de la data la care a intervenit modificarea, nu de la data la care administratorul își amintește de ea. Situațiile tipice:
- un asociat își vinde părțile sociale, total sau parțial;
- intră un asociat nou care trece de pragul de 25%;
- se schimbă structura de control, de pildă prin majorarea capitalului subscrisă doar de unul dintre asociați;
- beneficiarul real își schimbă domiciliul, actul de identitate sau cetățenia.
Ultimul punct scapă aproape tuturor. O carte de identitate nouă, cu altă serie și alt număr, înseamnă că datele din registru nu mai sunt corecte, deci declarația trebuie actualizată.
Un detaliu practic util: dacă singurul lucru care se schimbă sunt datele beneficiarului real, nu ai nevoie de act modificator la actul constitutiv. Depui doar cererea și declarația pe proprie răspundere. Invers, dacă faci oricum un act modificator (la o cesiune de părți sociale, de exemplu) și treci în el datele beneficiarilor reali, anexând actul constitutiv actualizat, nu mai trebuie depusă și declarația separată.
3. Anual, doar pentru anumite firme
Declarația anuală a fost eliminată pentru marea majoritate a firmelor începând din 2021. A rămas obligatorie doar pentru persoanele juridice care au în structura acționariatului entități din jurisdicții necooperante fiscal, din jurisdicții cu risc ridicat de spălare a banilor și finanțare a terorismului sau din jurisdicții aflate sub monitorizarea organismelor internaționale. Listele acestor jurisdicții sunt publicate de Oficiul Național pentru Prevenirea și Combaterea Spălării Banilor.
Pentru aceste firme, termenul este de 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare anuale. Dacă adunarea asociaților aprobă bilanțul pe 20 mai, declarația trebuie să ajungă la Registrul Comerțului până pe 4 iunie.
| Situație | Termen | Cine |
|---|---|---|
| Înființarea firmei | Odată cu dosarul de înmatriculare (sau prin actul constitutiv) | Toate persoanele juridice din registrul comerțului |
| Modificarea beneficiarului real sau a datelor lui | 15 zile de la data modificării | Toate persoanele juridice din registrul comerțului |
| Declarația anuală | 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare | Doar firmele cu acționari din jurisdicții necooperante, cu risc ridicat sau monitorizate |
Ce conține declarația
Formularul cere datele de identificare ale fiecărui beneficiar real: numele și prenumele, data nașterii, codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate, cetățenia, domiciliul sau reședința. Pe lângă identitate, trebuie descris și modul în care persoana controlează firma: prin procentul de părți sociale, prin drepturile de vot sau prin alte mijloace.
Formularele tip și ghidul de completare se găsesc pe site-ul Oficiului Național al Registrului Comerțului, la secțiunea dedicată beneficiarilor reali.
Cum se depune
Declarația poate avea formă scrisă, sub semnătură privată, sau formă electronică. Căile de transmitere sunt mai multe:
- la ghișeul oficiului registrului comerțului de pe lângă tribunalul unde firma își are sediul, unde declarația se poate da chiar în fața funcționarului;
- prin reprezentant, caz în care declarația trebuie să aibă dată certă, dată de notar sau atestată de avocat;
- online, prin portalul de servicii al Registrului Comerțului sau pe e-mail, cu semnătură electronică calificată;
- prin poștă sau curier.
Varianta online este cea mai rapidă, cu condiția ca administratorul să aibă semnătură electronică calificată valabilă. Fără ea, documentul trimis pe e-mail nu are valoare.
Ce se întâmplă dacă nu depui declarația
Nedepunerea declarației la termen este contravenție și se sancționează cu amendă între 5.000 și 10.000 de lei. Amenda nu închide însă problema. Dacă în 30 de zile de la aplicarea sancțiunii declarația tot nu este depusă, tribunalul poate dispune dizolvarea firmei, la cererea Oficiului Național al Registrului Comerțului sau a oricărei persoane interesate.
Mai e un aspect de care puțini țin cont. Declarația se dă pe proprie răspundere, iar trecerea unor date nereale atrage răspunderea penală a celui care semnează.
Cine poate vedea datele din registru
Din mai 2025, accesul la Registrul beneficiarilor reali nu mai este liber pentru oricine. Persoanele fizice sau juridice care vor să consulte datele trebuie să demonstreze un interes legitim, să își facă cont pe portalul Registrului Comerțului, să încarce documentele justificative și să plătească tariful. Autoritățile și entitățile care au obligații de cunoaștere a clientelei, precum băncile, contabilii sau avocații, au în continuare acces pentru verificările pe care le fac.
Întrebări frecvente
Trebuie să depun declarația de beneficiar real în fiecare an?
Nu, dacă firma ta nu are acționari din jurisdicții necooperante sau cu risc ridicat. Pentru restul firmelor, declarația se depune doar la înființare și în 15 zile de la fiecare modificare.
Sunt asociat unic și administrator. Mai am ceva de depus?
Doar dacă se schimbă ceva: vinzi o parte din părțile sociale, intră un asociat nou sau îți schimbi actul de identitate ori domiciliul. Altfel, datele declarate la înființare rămân valabile.
Mi-am schimbat buletinul, dar firma nu s-a modificat deloc. Trebuie actualizată declarația?
Da. Seria și numărul actului de identitate fac parte din datele de identificare ale beneficiarului real, deci schimbarea lor declanșează termenul de 15 zile.
Am PFA. Intru sub această obligație?
Nu. PFA-ul, întreprinderea individuală și întreprinderea familială nu sunt persoane juridice și nu depun declarație de beneficiar real.
Unde depun asociațiile și fundațiile declarația?
La Ministerul Justiției, nu la Registrul Comerțului. Asociațiile și fundațiile constituite și conduse doar de persoane fizice, la care singurii beneficiari reali sunt cei din statut, sunt scutite de depunere, iar registrul se completează din oficiu. Fiduciile declară beneficiarii reali la ANAF.
Pot depune declarația fără să merg la Registrul Comerțului?
Da, online, dacă ai semnătură electronică calificată, sau prin poștă ori curier.
