Până la finalul lui 2025, contul bancar al firmei era, legal vorbind, o chestiune de bun-simț. Aproape toate firmele aveau unul, dar nicio lege nu spunea explicit că trebuie. Iar POS-ul era obligatoriu doar pentru o parte dintre comercianți, peste un anumit prag de încasări în numerar.
Din 1 ianuarie 2026, ambele reguli s-au schimbat. Contul de plăți a devenit obligatoriu pentru orice persoană juridică, iar acceptarea plăților cu cardul sau prin alte mijloace moderne a devenit regulă pentru aproape toate firmele și PFA-urile înregistrate la Registrul Comerțului. Mai jos găsești ce înseamnă concret fiecare obligație, cine scapă și cât costă dacă o ignori.
Contul bancar: obligatoriu pentru persoanele juridice
Orice persoană juridică trebuie să aibă cel puțin un cont de plăți deschis în România sau la o unitate a Trezoreriei Statului, pe toată durata activității. Regula se aplică SRL-urilor, SA-urilor, celorlalte tipuri de societăți, dar și asociațiilor și fundațiilor.
Două termene de reținut:
- firmele existente la 1 ianuarie 2026 trebuiau să aibă deja cont de la acea dată;
- firmele nou-înființate au cel mult 60 de zile lucrătoare de la înființare pentru a-l deschide.
Contul trebuie să fie un cont de plăți, adică un cont folosit efectiv pentru încasări și plăți. Un cont deschis la o bancă din altă țară nu îndeplinește condiția.
Ce riști dacă firma nu are cont
Aici e partea pe care mulți o subestimează. Sunt două consecințe separate, care se pot cumula:
- amendă de la 3.000 la 10.000 de lei pentru nedeținerea contului;
- declararea firmei ca inactivă fiscal, cu tot ce decurge de aici: anularea codului de TVA, cheltuieli nedeductibile pentru clienții care cumpără de la tine, mențiune în cazierul fiscal.
Iar inactivitatea nu mai e o stare în care firma poate sta ani de zile. Pentru firmele declarate inactive după 18 decembrie 2025, dacă reactivarea nu are loc în termen de un an, ANAF este obligată să ceară dizolvarea. Am explicat pe larg diferența dintre inactivitatea fiscală și suspendarea voluntară în articolul despre firmă fără activitate vs. SRL suspendat.
Banca nu mai poate refuza deschiderea contului
O schimbare mai puțin mediatizată, dar utilă pentru firmele mici sau abia înființate: băncile, instituțiile emitente de monedă electronică și instituțiile de plată nu mai pot refuza o cerere de deschidere a unui cont de plăți. Pot refuza doar dacă deschiderea ar încălca regulile privind prevenirea spălării banilor sau sancțiunile internaționale.
În practică, asta nu înseamnă că banca nu îți va cere documente. Vei completa în continuare formulare de cunoaștere a clientului și vei prezenta actele firmei. Înseamnă doar că un refuz fără motiv legal nu mai e permis.
PFA-urile au nevoie de cont bancar?
Nu există o obligație expresă. Regula contului se referă strict la persoanele juridice, iar PFA-ul, întreprinderea individuală și întreprinderea familială nu au personalitate juridică. Prin urmare, un PFA nu poate fi declarat inactiv pentru lipsa contului.
Practic, însă, e greu să funcționezi fără cont. Cum vei vedea mai jos, obligația de a accepta plăți moderne se aplică și PFA-urilor, iar plățile cu cardul sau prin transfer ajung, inevitabil, într-un cont.
POS și plăți moderne: obligatorii pentru aproape toți
De la 1 ianuarie 2026, persoanele fizice și juridice înregistrate la Registrul Comerțului au obligația să accepte plăți și prin mijloace moderne de plată. Asta înseamnă societăți de orice tip, dar și PFA-uri, întreprinderi individuale și familiale, cooperative sau grupuri de interes economic.
Vechiul prag de 50.000 de lei încasări anuale în numerar a dispărut. Nu mai contează domeniul de activitate, cifra de afaceri sau numărul de angajați.
Ce înseamnă „mijloc modern de plată”
Legea nu îți impune un anumit aparat. Mijloacele moderne de plată includ cardurile de debit, de credit și preplătite, precum și soluțiile bazate pe aplicații care permit plăți de tip cont la cont. ANAF enumeră, ca variante acceptate:
- terminal POS clasic sau SoftPOS, adică telefonul folosit ca terminal de plată;
- plată contactless cu telefonul sau ceasul;
- plată cont la cont prin cod QR, link de plată sau număr de telefon, inițiată din aplicația de mobile banking.
Pentru o cafenea, un POS clasic e varianta evidentă. Pentru un instalator care încasează la domiciliul clientului, un SoftPOS pe telefon sau un link de plată pot fi suficiente. Alegerea depinde de cum și unde încasezi, nu de o cerință tehnică din lege.
Excepția: încasări și plăți exclusiv prin bancă
Scapă de obligație doar entitățile care fac toate operațiunile de plată și încasare exclusiv prin conturi deschise la instituții de credit. Cuvântul care contează aici este „toate”.
ANAF a dat chiar un exemplu: un PFA care încasează toate facturile prin transfer bancar și plătește furnizorii tot prin bancă este exceptat. Dar dacă face, fie și ocazional, o singură plată în numerar pentru birotică sau combustibil, excepția nu se mai aplică.
O firmă de consultanță B2B care nu atinge niciodată numerar poate, deci, să nu aibă POS. O firmă care plătește cash un bon de benzină o dată pe lună, nu.
Amenzile pentru POS
Sunt două contravenții distincte, cu amenzi diferite:
- nerespectarea obligației de a accepta plăți moderne, adică lipsa oricărei soluții de plată fără numerar: amendă de la 20.000 la 50.000 de lei;
- refuzul de a accepta plata modernă, când ai soluția, dar nu o oferi clientului care o cere: amendă de la 5.000 la 7.500 de lei.
Cu alte cuvinte, nu e suficient să ai un POS în sertar. Dacă un client vrea să plătească cu cardul și i se spune că „azi nu merge”, riscul de amendă rămâne.
Separat, utilizarea mijloacelor moderne de plată a devenit și unul dintre criteriile după care ANAF stabilește clasa de risc fiscal a contribuabilului.
Numerarul nu a dispărut, dar are limite clare
Obligația de a accepta plăți moderne nu interzice numerarul. Legea spune că plățile se fac „și” prin mijloace moderne, nu „doar”. Plafoanele pentru numerar rămân însă stricte:
- încasări de la alte firme sau PFA-uri: cel mult 5.000 de lei pe zi de la o persoană;
- plăți către alte firme sau PFA-uri: cel mult 5.000 de lei pe zi către o persoană, dar nu mai mult de 10.000 de lei pe zi în total;
- încasări și plăți cu persoane fizice: cel mult 10.000 de lei pe zi de la sau către o persoană, inclusiv dividendele plătite asociaților;
- numerar în casierie la sfârșitul zilei: cel mult 50.000 de lei.
Fragmentarea unei facturi sau a unei încasări ca să rămâi sub prag este interzisă. Depășirea plafoanelor se sancționează cu amendă de 25% din suma care depășește plafonul, dar nu mai puțin de 500 de lei, iar pentru aceste contravenții nu poți plăti jumătate din minim în 15 zile.
Împrumuturile între firmă și persoane fizice, inclusiv cele de la asociat, se pot primi sau restitui doar prin bancă, niciodată cash, indiferent de sumă. Detalii practice găsești în ghidul despre cum creditezi firma ta SRL. Iar dacă scoți bani din firmă prin dividende, plafonul de 10.000 de lei pe zi pentru plata în numerar se aplică și aici; restul se virează. Mai multe în articolul despre cum scoți bani din firmă în 2026.
Tot din aceeași lege: este interzis să oferi clienților avantaje, cum ar fi reduceri, pentru plata în numerar. Amenda pentru această faptă este de la 15.000 la 20.000 de lei.
Ce faci concret, în funcție de situația ta
Ai înființat recent un SRL
Deschide contul în primele săptămâni, nu în ultima zi din cele 60 lucrătoare. În același cont vei vărsa și capitalul social. Dacă vei încasa de la persoane fizice, alege de la început o soluție de plată modernă: POS, SoftPOS sau link de plată.
Ai un magazin, un salon sau un restaurant
Ai nevoie de o soluție funcțională la fiecare punct de încasare și de personal instruit să nu refuze plata cu cardul. Dacă ai mai multe puncte de lucru, verifică fiecare locație în parte.
Lucrezi doar B2B, prin transfer bancar
Poți intra în excepție, dar doar dacă nu atingi deloc numerarul, nici la plăți. Un card de firmă pentru cheltuielile mărunte, în loc de avansuri cash, e adesea cea mai simplă cale să rămâi în excepție.
Ești PFA
Nu ești obligat să ai cont, dar ești obligat să accepți plăți moderne, cu excepția cazului în care lucrezi exclusiv prin bancă. În practică, un cont dedicat activității simplifică și evidența, și conformarea.
Contul firmei și ANAF
Contul bancar nu e doar o obligație, ci și locul unde ANAF poate înființa poprire dacă firma are datorii restante. Cum funcționează procedura și ce poți face în acel caz am explicat în articolul despre poprirea ANAF pe conturile firmei.
Întrebări frecvente
Firma mea există de mai mulți ani și nu are cont. Ce fac?
Deschide unul cât mai repede. Obligația se aplică de la 1 ianuarie 2026 pentru firmele existente, fără perioadă de grație. Dacă firma a fost deja declarată inactivă din acest motiv, reactivarea se cere după deschiderea contului, cu condiția ca toate declarațiile să fie depuse și să nu existe datorii restante.
Pot avea contul firmei la o bancă din străinătate?
Poți, dar nu îți îndeplinește obligația. Legea cere cel puțin un cont de plăți în România sau la Trezoreria Statului.
Un cont la o instituție de plată sau o bancă digitală este acceptat?
Legea vorbește despre un cont de plăți în România. Înainte să alegi un furnizor care nu e bancă tradițională, verifică dacă este autorizat sau notificat la Banca Națională a României și dacă oferă un cont de plăți în sensul legii.
Sunt obligat să cumpăr un POS?
Nu neapărat un POS clasic. Legea cere să accepți plăți prin mijloace moderne, iar SoftPOS-ul, linkul de plată sau plata prin cod QR din aplicația bancară sunt variante acceptate, dacă se potrivesc modului tău de lucru.
Lucrez doar cu firme și încasez prin transfer. Am nevoie de POS?
Nu, dacă toate plățile și încasările firmei se fac exclusiv prin conturi bancare. O singură plată în numerar, chiar ocazională, te scoate din excepție.
Pot refuza plata cu cardul pentru sume mici?
Nu. Refuzul de a accepta plata modernă, atunci când clientul o solicită, se sancționează cu amendă de la 5.000 la 7.500 de lei, indiferent de valoarea tranzacției.
Mai pot încasa cash de la clienți?
Da, în limita plafoanelor: 10.000 de lei pe zi de la o persoană fizică și 5.000 de lei pe zi de la un operator economic. Numerarul nu e interzis, doar trebuie să oferi și alternativa electronică.
Informațiile din acest ghid au caracter general și reflectă regulile aplicabile la data publicării. Modul în care se aplică obligațiile privind contul bancar, POS-ul și plafoanele de numerar diferă în funcție de activitate, de clienți și de fluxul de încasări al fiecărei firme. Dacă vrei să verifici dacă firma ta este conformă sau ai nevoie de ajutor cu reactivarea după declararea inactivității, contactează-ne pentru servicii de contabilitate și fiscalitate adaptate activității tale.
