Ce este bonul fiscal: ghid complet pentru firme și consumatori în 2026

Bonul fiscal, pe scurt

Bonul fiscal este documentul emis de un aparat de marcat electronic fiscal (AMEF, adică ceea ce toată lumea numește casă de marcat) în momentul în care firma încasează bani de la un client pentru un produs sau un serviciu. El dovedește tranzacția atât pentru vânzător, cât și pentru cumpărător.

Nu se completează de mână și nu se poate edita după emitere. Casa de marcat îl generează automat, îl înregistrează în memoria fiscală și în jurnalul electronic, iar datele pleacă spre ANAF prin sistemul național de monitorizare a aparatelor de marcat. De aici vine și „greutatea” lui: fiecare bon lasă o urmă pe care inspectorii o pot compara oricând cu banii din sertar.

Cine are obligația să emită bon fiscal

Regula generală e simplă. Firmele și PFA-urile care vând bunuri sau prestează servicii direct către populație și încasează pe loc, în numerar sau cu cardul, trebuie să folosească o casă de marcat și să emită bon pentru fiecare vânzare, indiferent de valoare. Un bon de 3 lei pentru o apă plată contează la fel de mult ca unul de 3.000 de lei.

Există și activități exceptate, stabilite prin hotărâre de Guvern. Lista se modifică din când în când, așa că, înainte să presupui că ești scutit, verifică situația exactă a activității tale cu un contabil. Iar dacă ai mai multe locații, reține că aparatul de marcat se înregistrează pe fiecare punct de lucru unde se fac încasări.

Cum funcționează casa de marcat conectată la ANAF

Aparatele noi sunt dotate, din 2018, cu modul de comunicație și transmit automat datele fiscale către ANAF. Casa trebuie să fie omologată, să aibă jurnal electronic și să rămână conectată, prin rețea mobilă, Wi-Fi sau cablu. La finalul fiecărei zile de lucru se scoate raportul Z, adică închiderea zilnică ce însumează toate vânzările, defalcate pe cote de TVA și pe modalități de plată.

Dacă aparatul se defectează, activitatea nu se oprește, dar vânzările se trec într-un registru special, completat manual, până la repunerea casei în funcțiune. Cine sare peste acest registru riscă aceleași sancțiuni ca pentru neemiterea bonului.

Ce trebuie să conțină un bon fiscal

Conținutul e standardizat. Pe un bon valid trebuie să apară:

• denumirea comerciantului și codul de identificare fiscală (CUI);
• adresa punctului de lucru unde s-a făcut vânzarea;
• data și ora emiterii;
• numărul bonului și seria fiscală a aparatului de marcat;
• denumirea fiecărui produs sau serviciu, cantitatea și unitatea de măsură;
• prețul unitar și valoarea pe fiecare linie;
• cota de TVA aplicată fiecărui articol (21%, 11% sau scutit) și valoarea TVA pe cote;
• totalul de plată și modalitatea de plată (numerar, card, tichete etc.).

La cererea clientului persoană juridică, pe bon se poate tipări și CUI-ul cumpărătorului. Detaliul pare mic. În practică, face diferența între o cheltuială pe care o poți deduce și una pe care o plătești integral din profit.

Bonul fiscal cu CUI: când ține loc de factură

Aici greșesc cei mai mulți administratori de firme mici, mai ales la alimentarea mașinii sau la cumpărăturile mărunte pentru birou.

Un bon fiscal pe care este tipărit CUI-ul firmei tale și a cărui valoare nu depășește 100 de euro, cu TVA inclus, este considerat factură simplificată. Concret, înseamnă trei lucruri:

• poți deduce TVA-ul de pe bon, dacă firma e plătitoare de TVA;
• cheltuiala poate fi înregistrată ca deductibilă, dacă e făcută în interesul afacerii;
• bonul nu se transmite prin sistemul e-Factura.

Peste pragul de 100 de euro, bonul, chiar cu CUI, nu mai ajunge ca justificare pentru deducerea TVA. Ai nevoie de factură, iar furnizorul trebuie să o transmită prin e-Factura. Iar un bon fără CUI, de orice valoare, nu îți dă drept de deducere a TVA. Dacă vrei să vezi ce alte costuri poți trece pe firmă, citește și ghidul despre cheltuieli deductibile.

Un exemplu rapid. Plinul de 450 de lei, cu CUI pe bon, intră sub pragul de 100 de euro și rămâne valabil ca document justificativ. Un set de anvelope de 2.000 de lei cumpărat cu bon? Ceri factură pe loc, altfel TVA-ul se pierde.

Bon fiscal sau factură: diferența în practică

Bonul fiscal acoperă vânzările obișnuite către persoane fizice, cu plata pe loc. Factura se emite, de regulă, în relațiile dintre firme sau atunci când clientul o cere. Cele două nu se exclud: dacă ai încasat prin casa de marcat și clientul cere ulterior factură, bonul se atașează facturii, ca dovadă că încasarea a fost deja înregistrată fiscal. Nu emiți un al doilea bon și nu „anulezi” vânzarea.

Ce amenzi riscă firma care nu emite bon fiscal

Sancțiunile nu sunt fixe. Ele cresc în funcție de „suma nejustificată”, adică banii încasați fără bon sau diferența dintre prețul real și cel trecut pe bon. Contează atât valoarea, cât și ponderea ei în totalul vânzărilor înregistrate de casa de marcat.

În toate cazurile, pe lângă amendă, suma nejustificată se confiscă. Emiterea unui bon cu date eronate se sancționează separat, cu amendă între 2.000 și 4.000 de lei. Controalele vin de obicei din partea ANAF și a structurilor antifraudă, iar un singur bon lipsă la o cafea, descoperit într-o zi aglomerată, poate ajunge să coste cât încasările pe o lună întreagă pentru o afacere mică.

Ce se schimbă până la 1 noiembrie 2026: bonul fiscal cu cod QR

Obligația ca bonul să conțină un cod QR, un număr unic de identificare și, la cerere, codul fiscal al cumpărătorului există deja în lege. Aplicarea amenzilor pentru bonurile care nu respectă aceste cerințe a fost însă suspendată de mai multe ori, ultima dată până la 1 noiembrie 2026. Motivul e practic: în România funcționează aproximativ 900.000 de case de marcat, iar fiecare are nevoie de software nou, instalat de un tehnician de service, după ce distribuitorii obțin avizele tehnice necesare.

În aprilie 2026, Ministerul Finanțelor a pus în dezbatere publică un proiect de hotărâre care completează regulile. Pe scurt, proiectul prevede:

• cod QR în partea de jos a bonului, cu date precum data și ora emiterii, seria aparatului și numărul unic de identificare;
• transmiterea acestor date către ANAF, într-un nou format al fișierelor generate de casele de marcat;
• posibilitatea înscrierii CUI-ului beneficiarului pe bon, la cerere, cu transmiterea lui către ANAF;
• la plata cu cardul, bonul nu mai trebuie tipărit obligatoriu, ci poate fi generat electronic și oferit dacă îl cere clientul;
• reducerea perioadei de arhivare pentru registrul special, rapoartele Z și memoria fiscală de la 10 la 5 ani.

Termenul propus pentru adaptare este tot 1 noiembrie 2026. Forma finală depinde de hotărârea adoptată efectiv, așa că merită să discuți din timp cu firma de service a casei de marcat. Actualizarea nu presupune neapărat un aparat nou, dar programările la tehnicieni se aglomerează spre final de termen. La plata în numerar, bonul tipărit rămâne obligatoriu.

Greșeli frecvente pe care le vedem la firmele mici

Prima și cea mai des întâlnită: încasări prin POS pentru care nu se dă bon, pe ideea că „plata cu cardul se vede oricum”. Se vede, într-adevăr. Tocmai de aceea iese la control.

Apoi, bani în sertar care nu se potrivesc cu raportul casei. Fiecare sumă introdusă sau scoasă din sertar trebuie justificată printr-un document. Restul de la începutul zilei, banii duși la bancă, plățile făcute din casierie, toate se înregistrează.

O altă capcană e raportul Z uitat sau scos a doua zi dimineață. Sau bonurile de combustibil fără CUI, strânse lunar într-un plic și aduse la contabil, care nu mai are ce face cu ele în afară de a le trece pe cheltuieli nedeductibile.

Întrebări frecvente despre bonul fiscal

Pot deduce cheltuiala de pe un bon fiscal fără CUI?

TVA-ul nu îl poți deduce. Nici cheltuiala nu intră, în general, la deductibile, pentru că bonul fără CUI nu dovedește că achiziția a fost făcută de firmă. Cere mereu să se tipărească CUI-ul pe bon înainte de plată.

Bonul fiscal cu CUI de peste 100 de euro ține loc de factură?

Nu. Peste 100 de euro, cu TVA inclus, ai nevoie de factură, transmisă de furnizor prin sistemul e-Factura, ca să poți deduce TVA-ul.

Trebuie să dau bon fiscal și la plata cu cardul?

Da. Bonul se emite pentru fiecare încasare, indiferent de modalitatea de plată. Proiectul Ministerului Finanțelor prevede doar că, la plata cu cardul, bonul nu va mai trebui tipărit obligatoriu, ci poate fi generat electronic și oferit la cerere. Emiterea lui rămâne obligatorie.

Ce se întâmplă dacă se strică casa de marcat?

Anunți firma de service și, până la reparare, treci toate vânzările într-un registru special, cu mâna. După repunerea în funcțiune, lucrurile revin la normal.

Ca PFA, am nevoie de casă de marcat?

Depinde de activitate și de modul de încasare. Dacă vinzi sau prestezi direct către persoane fizice și încasezi pe loc, de regulă da. Unele activități sunt exceptate, iar profesiile liberale au, în general, un regim diferit. Verifică cu un contabil înainte de începerea activității.

Ce fac dacă, în calitate de client, nu primesc bon fiscal?

Ai dreptul să îl ceri, iar comerciantul nu poate refuza. Neemiterea bonului poate fi semnalată la ANAF, care a derulat de altfel și campanii publice pe această temă.

Casa de marcat veche trebuie înlocuită pentru codul QR?

Nu neapărat. În multe cazuri e suficientă o actualizare de software făcută de service, după ce modelul respectiv primește avizul tehnic. Întreabă distribuitorul aparatului tău cât mai devreme, ca să prinzi o programare înainte de 1 noiembrie 2026.

Ai nevoie de ajutor cu evidența fiscală?

Informațiile din acest articol au caracter general și reflectă cadrul fiscal valabil la data publicării. Regulile privind casele de marcat și bonul fiscal se modifică des, iar aplicarea lor depinde de activitatea fiecărei firme. Dacă vrei să știi exact ce obligații ai, cum să îți organizezi casieria sau cum să te pregătești pentru bonul fiscal cu cod QR, echipa noastră te poate ajuta cu servicii de contabilitate și consultanță fiscală. Contactează-ne și îți răspundem cu soluții aplicate pe situația ta.